Fluxo de trabalho aumentou? Saiba como retomar o controle

O isolamento social transformou as rotinas administrativas de todas as organizações. Grande parte notou uma queda no movimento de clientes, algumas passaram a apostar nas televendas e delivery e enfrentaram uma sobrecarga em alguns processos. Não é novidade: o fluxo de trabalho mudou para todo mundo.

Para sobreviver, muitos negócios fizeram uma migração forçada e às pressas para o digital quando sequer a gestão era automatizada. Se esse processo for mal conduzido, pode gerar perdas financeiras com a compra de soluções inapropriadas ou mal dimensionadas, além do desperdício de tempo e de oportunidade.

A seguir, vamos indicar algumas medidas para que você retome o controle do seu fluxo de trabalho, consiga atender seus clientes de maneira satisfatória e gere receitas para sua empresa.

• Planejamento estratégico

Se você é do tipo que aprende fazendo, vamos com mais calma. Planejar não é criar abstrações, mas descrever metas, recursos e ações, analisar cenários e estipular prazos para se atingir determinado fim, bem como os resultados desejados. Em tempos menos caóticos, empresas fecham as portas por não planejarem. O objetivo é organizar o fluxo de trabalho da organização para ter mais produtividade? Então vamos lá.

1.1. Faça o ciclo PDCA

É certo que planejamentos detalhados podem atrasar a tomada de decisões e o momento exige urgência. Nesse caso, use o ciclo PDCA — planejar, fazer, checar e ajustar, nessa ordem — para obter resultados rapidamente.

O método é autoexplicativo. Planeje o que você quer, quais os recursos, o tempo disponível, as pessoas envolvidas e os resultados esperados. Aja de acordo com o que foi definido, observe o que acontece e ajuste o que for necessário.

Como se trata de um ciclo, ele volta ao início após a última etapa. Mas, nesse ponto, sua empresa terá acumulado conhecimento, experiência e sucesso e estará em um nível superior. Os fluxos de trabalho já estarão corretamente orientados e, no próximo PDCA, o rumo é o aperfeiçoamento.

1.2. Verifique os resultados

Houve ganhos operacionais? Os clientes passaram a ser atendidos com maior presteza e em menos tempo? O nível geral de satisfação aumentou?

Os resultados dirão se o planejamento e execução dos novos fluxos de trabalho estão no caminho certo. Não esqueça de verificar e comparar períodos — em dias, semanas ou meses.

1.3. Incorpore as mudanças

O “normal” a que todos estávamos acostumados é uma realidade que só existe na memória. O isolamento apenas precipitou uma tendência que já existia e que muitas organizações insistiam em não aceitar: o consumidor não vai mais às lojas com frequência, mas compra com a mesma avidez quando tem poder aquisitivo. É a sua loja quem tem de ir até o cliente; e a internet é o caminho.

A reboque das alterações nos fluxos de trabalho, adote também outras práticas de marketing e vendas, melhore a qualidade do atendimento e coloque a sua loja nas redes sociais, mesmo que seu público esteja no mesmo bairro do ponto de venda.

• Mapeamento de processos

Processos, como é comum definir, são sequências de tarefas orientadas para um fim. O fechamento do caixa ao final do dia é um processo. É comum que, na correria diária, muitos empreendedores esqueçam desse detalhe e esperem resultados apenas do esforço dos funcionários. Nesse eixo, adote 3 medidas.

2.1. Desenhe os processos

Use ferramentas visuais para criar esquemas que mostrem todos os processos internos da sua empresa como são hoje. Como as vendas são faturadas, como é feito o atendimento no WhatsApp, quem cuida da estrutura de delivery e qual a capacidade atual de entrega, entre outros aspectos; todos, na verdade.

Com um mapa visual desses fluxos, é mais fácil tomar decisões e alocar investimentos onde realmente é necessário.

2.2. Identifique oportunidades de mudanças e melhorias

Nesse estágio, é possível realocar funcionários e implementar soluções tecnológicas que realmente beneficiem o fluxo de trabalho de sua empresa. Alguns processos, como a geração de notas fiscais nas vendas, podem ser automatizados, liberando as pessoas para se dedicarem a tarefas mais estratégicas.

Se há funcionários que se dedicavam a atender clientes na loja, agora eles podem ser direcionados a outras funções, uma vez que o movimento ficou reduzido.

Uma atenção especial deve ser dada à parte de marketing e vendas. No marketing, é necessário construir presença em redes sociais e mecanismos de busca para que, sempre que um potencial cliente digitar um termo nas buscas, sua loja apareça entre os primeiros resultados. Marketing de proximidade, hoje, se faz com a internet.

Já nas vendas, é importante garantir processos rápidos, como: recebimento e separação dos pedidos no estoque, faturamento, envio, entrega e pós-venda. Lembrando que é importante, também, higienizar os produtos e embalagens para garantir uma entrega segura.

• Adoção consciente de tecnologias

3.1. Estude a melhor solução

Dimensionamento é a palavra-chave na hora de contratar uma tecnologia para sua empresa, seja ERP, CRM ou outras.

Nem todas as empresas, especialmente as micro e pequenas, têm condições de bancar um ERP, embora esse investimento tenha um alto potencial de retorno com a automação de atividades. Mas não é necessário ter um sistema integrado para se inserir no digital.

Há soluções como o MAKE Pos, sistema que integra maquininhas de cartões de crédito, que automatizam boa parte das operações na frente de caixa e permite o recebimento de várias formas de pagamentos. Com esse software, o lojista consegue visualizar os produtos e seus preços, efetuar a venda e automatizar o fluxo de caixa. Tudo por um preço bem inferior.

No entanto, lembre-se que vale a pena investir em soluções mais completas no futuro. O retorno com a adoção de softwares compensa o investimento em poucos meses.

3.2. Escolha fornecedores interessados no seu sucesso

Desconfie de quem tenta empurrar produtos caros a todo custo, com argumentos irresistíveis de venda. Um bom fornecedor é aquele que quer crescer junto com você, não apenas bater a meta do mês. Quando se trata de tecnologia, que ainda é um mistério para muitos empreendedores, o apoio durante a implementação e funcionamento da solução é essencial.

Todos os lojistas foram surpreendidos e alguns sofreram mais do que outros os efeitos da crise sanitária e econômica. Mas existem maneiras de otimizar o seu fluxo de trabalho e transformar o momento atual em oportunidade. Com o retorno das atividades, em especial no segundo semestre, as lojas que sobreviverem fazendo os investimentos certos agora conseguirão recuperar as perdas.

Quer saber como oferecer a melhor experiência de venda para seu cliente sem gastar muito? Confira nesse infográfico que preparamos para você.