Entenda o que é Sped Fiscal, quem está dispensado e outras informações

De burocracia os empreendedores brasileiros entendem, não é mesmo? São tantas obrigações empresariais a serem cumpridas que, inevitavelmente, foram desenvolvidas táticas para facilitar estes processos. Por esse motivo, vale entender o que é SPED Fiscal e como ele funciona. Você já ouviu falar sobre ele? Sabe suas particularidades? Já adiantamos que esse recurso tecnológico ajuda no detalhamento burocrático da movimentação do seu negócio ao governo!

Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!

O que é o SPED Fiscal?

O SPED é sistema desenvolvido para agilizar e modernizar a coleta de dados fiscais de empresas. Ele foi proposto nos anos 2000, mas teve sua criação efetiva só em 2007 após os avanços do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) no país.

Se você já usa um sistema de gestão em sua empresa será ainda mais fácil coletar corretamente os dados fiscais da sua empresa. Se não o possui, invista em um! Para entender, confira o post: Sistema de Gestão Empresarial: o que é e como escolher?

Em 2007 o governo aprovou uma série de medidas legais para estimular a economia brasileira e aumentar significativamente o produto interno bruto (PIB).Estas medidas são combinadas com o Programa de Aceleração do Crescimento que, por sua vez, visa estimular setores específicos da economia brasileira.

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) representa uma iniciativa integrada para promover uma relação transparente entre os contribuintes e as autoridades fiscais. Desde 1º de janeiro de 2008, as empresas contribuintes são obrigadas a registrar eletronicamente todas as operações fiscais e contábeis para a apresentação as autoridades fiscais federais, estaduais e municipais.

Os três principais pilares do SPED

O SPED é dividido em três subcategorias:

1. Escrituração Contábil Digital (ECD), que afeta mais de 130 mil empresas.
2. Escrituração Fiscal Digital (EFD) – afeta mais de 500.000 empresas.
3. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – afeta mais de 290 atividades e setores empresariais.

Vamos falar um pouco sobre cada uma?

1. SPED Contábil

Introduzido pela Secretaria da Receita Federal, o SPED Contábil é obrigatório para as pessoas jurídicas que calculam seus lucros tributáveis com base nos registros contábeis. Sua finalidade é digitalizar o livro de registro contábil, os balancetes e balanços diários.

Os documentos são combinados em um único arquivo digital, que deve ser assinado para a certificação digital tanto pelo representante legal da empresa quanto pelo contador. O arquivo de contabilidade deve ser arquivado e transmitido anualmente até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano em que a informação foi gerada pelo sistema (por exemplo, sexta-feira, 29 de junho, 2012 para informações geradas em 2011).

2. SPED Fiscal (EFD)

A adequação fiscal é indispensável para o bom funcionamento de um negócio, e empresas que trabalham com a tramitação de impostos em seus produtos precisam estar atentas a este formato.

Para ICMS e IPI

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um conjunto de documentos fiscais digitais e outras informações exigidas pelas autoridades fiscais estaduais e federais. Seu uso é obrigatório para os contribuintes que estão sujeitas a ICMS e IPI e substitui a escrituração e a impressão do Livro de Registro Fiscal, do Livro Registro de Apuração do IPI e do Livro Registro de Apuração ICMS.

Os documentos devem ser reunidos em um único arquivo, que o representante legal da empresa deve assinar usando um certificado digital, e as informações devem ser enviadas mensalmente. Portanto, o contribuinte deve cumprir o prazo para a transmissão do arquivo para cada autoridade fiscal individual. Há penalidades aplicáveis em cada estado por atrasos ou falta de transmissão do arquivo eletrônico.

PIS e COFINS

Usar a EFD para a Contribuição Social sobre a Receita Bruta para o Programa de Integração Social (PIS) e para a Contribuição Social sobre a Receita Bruta para Financiamento da Seguridade Social (COFINS) é obrigatório para as pessoas jurídicas que calculam seus lucros tributáveis com base nos registros contábeis e como um percentual de vendas brutas.

Enquanto um formulário eletrônico já está em vigor para essas contribuições, a Receita Federal tem definido um layout muito mais detalhado e abrangente para ser completado com dados sobre a compra de bens e serviços que dão origem aos créditos tributários e sobre o rendimento sujeito a essas contribuições.

O arquivo EFD consolida as informações de todas as filiais da empresa e deve ser assinado com o certificado digital do representante legal da empresa e transmitido mensalmente.

3. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento emitido e armazenado eletronicamente que é utilizado para documentar operações de venda de bens e serviços, e que só existe em um formato digital.

Implementar o sistema de emissão de NF-e corretamente é um importante passo comercial para as empresas que estão autorizadas a emitir apenas notas fiscais eletrônicas. Portanto, quaisquer empresas que não implementaram o sistema de NF-e não serão capazes de cobrar seus clientes.

Objetivos do SPED

O SPED surgiu para provocar a desburocratização do ambiente negocial brasileiro, e é considerado como uma mudança revolucionária na relação entre o Fisco e os contribuintes, e também pode melhorar a imagem do Brasil aos olhos da comunidade internacional.

O sistema favorece as pessoas jurídicas, com oportunidades para melhoria de processos e redução de custos, além de consolidar os dados e permitir uma melhor gestão da informação.

Além do aumento do grau de transparência fornecida por uma plataforma digital, o novo sistema de tributação e contabilidade oferece o benefício adicional de reduzir a possibilidade de erros decorrentes de digitação e de cálculo, bem como erros no preenchimento de quaisquer obrigações acessórias. Ele também corta adequadamente os custos por reduzir o volume de cópias impressas e áreas de arquivamento.

Resumindo, ao propor e cumprir o que promete, o SPED visa:

• proporcionar a integração dos diferentes níveis de tributação (federal, estadual e municipal) por meio da padronização e compartilhamento de informação contábil e fiscal;
• permitir um cruzamento de dados mais amplo para efeitos fiscais, trabalhando em direção a uma maior eficiência na detecção de irregularidades;
• agilizar e melhorar os processos de inspeção tributária;
• racionalizar, padronizar e consolidar as obrigações acessórias exigidas dos contribuintes;
• reduzir os custos de obrigações acessórias dos contribuintes;
• proteger o meio ambiente, reduzindo o uso de papel.

Adaptar-se a este novo modelo de relatório, no entanto, requer um compromisso significativo das empresas, incluindo o investimento na organização do processo, treinamento e tecnologia.

Como é feito o envio dos arquivos SPED?

A Receita Federal disponibiliza o PVA – Programa Validador e Assinador, e é por meio dele que o envio das obrigações exigidas é feito, e a legislação sobre a temática regulada a obrigatoriedade de que o arquivo fidedigno que contenha essas informações contenha uma assinatura digital feita com certificado digital.

SPED e seus módulos

O SPED é composto por módulos, e estes são eles:

• Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
• Escrituração Fiscal Digital (EFD-Contribuições);
• Escrituração Fiscal Digital (EFD-ICMS e IPI);
• Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária Substituída (EFD-Reinf);
• Escrituração Contábil Digital (ECD);
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• e-Financeira;
• eSocial;
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos (NFS-e).

Quais os principais erros durante o uso do SPED?

Em uma breve pesquisa no Google será possível ver que o que mais se encontra sobre SPED são artigos sobre possíveis erros neste sistema, afinal ele é complexo. Os principais são estes:

• não preenchimento de campos obrigatórios;
• o contador cadastrado não o responsável pelo período de apuração;
• o regime de apuração de PIS/Cofins não está ajustado nas configurações da empresa;
• o código do IBGE nos parâmetros da cidade não foi informado;
• CST possui equívocos;
• o número da nota no campo “chave de acesso” está diferente do informado no campo “número da nota de entrada”;
• PIS e Cofins não configurados nos afretamentos, etc.

4 dicas para evitar os erros no SPED Fiscal

Te contamos os principais erros que acontecem no SPED Fiscal e só por isso você já sai na frente, mas queremos ir além e te ensinar a agir preventivamente e evitar problemas com a Receita Federal:

1. Mantenha os registros contábeis e fiscais relacionados a sua atividade empresarial totalmente formais e interligados;
2. defina procedimentos internos de preenchimento e validação de informações da empresa nos padrões do governo;
3. revise sempre os documentos para que não ocorram imprevistos e falhas nas declarações;
4. invista em treinamentos para sua equipe sobre conhecimentos tributários no ambiente interno da empresa.

SPED Fiscal é um tema bem complexo, mas necessário de se saber, por isso mesmo a ATS Informática simplificou esta temática – e várias outras – em nosso blog. Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Deixe um comentário e participe da conversa!