Como realizar um inventário de estoque em 7 passos? Confira!

Manter-se consciente do estoque de produtos é imprescindível para controlar o lucro e rentabilidade de sua empresa. Afinal, é através do estoque que se pode mensurar as perdas e ganhos obtidos em determinado espaço de tempo.

Nesse sentido, saber quais produtos entram e quais produtos saem pode blindar a sua empresa de furtos, desperdícios e fraudes. Para tanto, se faz crucial desprender de uma gestão e otimização do fluxo de estoque.

Partindo desse pressuposto a única forma de averiguar se o seu estoque físico corresponde ao seu estoque virtual é através da construção de um inventário. Por isso, no post de hoje te daremos dicas de como realizar um estoque prático, eficiente e funcional para manter a saúde de seu empreendimento.

Afinal, o que é e para que serve um inventário de estoque?

Em linhas gerais, um inventário de estoque consiste na contabilização de todos os produtos externos e internos de uma empresa, seguida da comparação do saldo físico com o saldo listado virtualmente.

Nesse sentido, a criação de um inventário de estoque deve ser minuciosa e confiável, visto que é através dela que os produtos serão classificados e mensurados. Hoje já existem algumas normas brasileiras de contabilidade que regulam os padrões de construção do inventário de estoque para nortear os varejistas.

Quando nos debruçamos sobre as funcionalidades de um inventário de estoque percebemos o quão ele é importante para a gestão e controle de um negócio, uma vez que por meio dele conseguimos identificar as mercadorias que estão em estoque bem como a sua quantidade.

Portanto, quando se tem a discriminação do volume de produtos fica fácil saber quantas mercadorias devem ser repostas, quantas foram perdidas e quais possuem maior fluxo de saída, o que te propicia criar melhores estratégias de vendas e até de prevenção de perdas.

Aqui, já podemos delimitar algumas consequências orgânicas de não se ter um inventário de estoque que podem acarretar desde a perda de produtos até a falência de um negócio.

Pense em uma loja de hortifruti que não possui controle algum sobre o fluxo de mercadorias de seu estoque, fica fácil vislumbrar que as perdas de produtos serão tamanhas, posto que este é um nicho que conta com a venda de mercadorias perecíveis. Assim, se há o estoque em excesso de frutas, verduras e legumes, certamente estes produtos apodrecerão antes mesmo de serem colocados à venda.

Em última instância, se este hortifruti continuar sem um inventário, possivelmente a sua lucratividade irá diminuir enquanto a suas perdas tendem a crescer abruptamente até o colapso do negócio. Por essas e outras razões, um inventário de estoque é crucial para a gestão de todo e qualquer empreendimento.

Como realizar um inventário de estoque com praticidade?

Agora que elencamos as funcionalidades e importância de se criar um inventário de estoque, podemos seguir com a realização propriamente dita. Para tanto, é preciso estar atento a algumas sutilezas para uma construção mais assertiva. Vejamos:

Trace um planejamento

Traçar um planejamento é elementar para o sucesso de seu inventário. Antes da produção propriamente dita, é muito importante que os líderes administrativos dialoguem em concordância quanto à data da realização do inventário de estoque.

Seria ele trimestral? Quadrimestral? Uma dica que pode ajudar nessa empreitada é buscar prospectar uma data posterior à liquidação, posto que é um espaço temporal em que o estoque tende a ficar mais reduzido.

Outro fator importante que deve entrar no planejamento é a delegação de tarefas. Quem serão os colaboradores que farão a contagem? E quais preencherão os dados no sistema? Esta estratégia é importantíssima para o melhor controle e organização das atividades e principalmente para o resultado do inventário

Defina as ferramentas necessárias

Houve um tempo que o inventário de estoque era apenas uma lista preenchida manualmente. No entanto, com o avanço tecnológico, hoje já temos ferramentas mais sofisticadas e arrojadas para a construção de um inventário.

A delimitação das ferramentas deve se dar antes do “dia D” e é crucial que sejam testadas com antecedência para não ressoar nenhum contratempo. Existem várias ferramentas que podem te auxiliar na construção de inventários, sejam os apps baixados no celular que oferecem maior mobilidade e praticidade e os coletores sem fios que, embora sejam muito eficientes, são bem mais caros.

Uma outra ferramenta que pode fazer todo a diferença na criação de um inventário é um sistema de gestão integrada (ERP), que muito auxilia no controle e gestão do fluxo de caixa e estoque. O ERP é uma forma prática de averiguar, após a coleta de dados do estoque, se o volume de produtos físicos bate com a listagem virtual, logo, pode e muito auxiliar no processo de contagem.

Organize os produtos de forma funcional

É extremamente improdutivo fazer um inventário de estoque em uma loja com produtos fora de ordem. Em outras palavras, a produção de um inventário requer que os produtos estejam dispostos de forma estratégica nas prateleiras, facilitando o acesso ao código de barras.

Assim, é importante classificar os produtos em cores, sabores, marcas e aromas ou ainda em especificidades que os separam. Deste modo, se tornam visualmente identificados e, consequentemente, de fácil acesso de manipulação.

Defina por onde começar

Estipular exatamente por onde se irá começar a fazer a contagem de produtos é crucial para a organização da equipe, então defina se os colaboradores começarão os trabalhos no estoque ou no salão de vendas.

Lembrando que existem produtos nas prateleiras inteligentes e nas vitrines que não podem ser esquecidos. E se nos permite uma colocação, em vendas condicionais o melhor seria realizá-las um dia antes do inventário para que os produtos possam ser discriminados.

Realize a contagem

Depois que todo planejamento já foi definido e que as devidas funções já foram delegadas, é hora de começar a contagem. Aqui não há muito segredo, é preciso ter paciência, dedicação e colocar a mão na massa.

Um café da manhã pode estimular a equipe, se a contagem for logo cedo, ou um almoço caso a contagem seja no período vespertino. Assim todos se mantêm engajados e cientes de que o sucesso desse inventário depende da ação de cada membro da equipe.

Audite a contagem

É preciso garantir que todos os produtos foram de fato contados e uma forma de fazer isso é delegar a um líder a tarefa de auditar o processo, averiguando se a contagem foi realizada devidamente.

Emitir relatórios que demonstrem quais produtos não foram encontrados é uma forma efetiva do auditor conferir pessoalmente se os dados passados pelos contadores estão certos.

Acerte o inventário

Através dos relatórios emitidos é preciso verificar todas as divergências levantadas e conferi-las. Uma outra atividade importante que pode ser realizada nesta etapa final do inventário é arquivar os dados coletados e copiá-los para um local seguro sem risco de perda das informações. Assim, tem-se a garantia de que a contagem será preservada e que estará sempre acessível quando for requisitada.

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Até a próxima.