Se você é leitor frequente do blog, já cansou de saber da importância do ERP e como o seu poder de integração profissionaliza a gestão do negócio. Nesse período em que todos correram para abrir uma loja online, muitos esqueceram de incluir o sistema integrado e acabaram com duas operações separadas.

Na prática, é quase como se fossem duas empresas: o dobro da dificuldade e também dos riscos. Seja qual for a plataforma de vendas online — ou marketplace — que você escolheu, ela precisa ser integrada ao ERP antes da primeira venda.

Por que integrar a loja online ao ERP?

O sistema de gestão integrado, ou ERP na sigla em inglês, representou um avanço inédito na gestão das empresas e foi fundamental para o aumento da produtividade em um mundo globalizado. Seu impacto pode ser mensurado em 3 dimensões: integração, automação e produtividade.

• Integração: as áreas da sua empresa deixam de funcionar como setores independentes, sem comunicação uns com os outros, e passam a agir como um organismo. Quando uma venda é efetuada, imediatamente é dada baixa no estoque e o financeiro fatura a operação;
• Automação: as tarefas do processo, principalmente as mais repetitivas e baseadas em regras, não precisam de pessoas para funcionarem. Se você quiser um relatório, basta olhar na tela do computador para ler os dados em tempo real;
• Produtividade: com isso, os profissionais da empresa podem se dedicar a atividades mais estratégicas e menos burocráticas, enquanto o índice de erros é reduzido por conta do uso do software.

Diante disso, qual a razão para deixar as vendas online em um sistema à parte? Os produtos vendidos em ambas sofrem baixa no mesmo estoque. O crédito das vendas vai para a mesma conta corrente e constará nos balanços financeiros do mesmo negócio.

Em termos práticos, o ERP proporciona uma otimização das performances de todos os processos da empresa, agilizando diagnóstios de erros, melhorando a assertividade do estoque e garantindo uma análise justa dos KPIs, além de outros benefícios.

Mas não vamos nos deter nas razões, que já são bastante conhecidas. Adiantemos ao “como” integrar ERP e loja online.

Integrando a loja online ao ERP

1. Escolha uma plataforma adaptável e com bom suporte ao cliente

Existe uma forte competição no mercado de plataformas de e-commerce. Em linha com as leis de mercado, essa concorrência proporciona melhores condições para os clientes.

Analise as ofertas dos fornecedores e veja quais contam com integração para a maioria dos ERPs disponíveis no mercado.

Esse quesito é difícil de identificar entre tantos outros anunciados como vantajosos. Os mais chamativos são os meios de pagamentos, analytics, marketing digital, cadastro de e-mails, entre dezenas de outros.

Mas não se engane: a integração ao seu ERP é crucial para que a operação online fique livre de rupturas de estoque — quando o cliente tenta comprar um produto anunciado, mas ele não está disponível no armazém — e outros problemas que podem resultar em prejuízos enormes.

2. Opte por serviços parceiros

Se você ainda não tem um ERP na sua empresa ou quer trocar, talvez uma boa alternativa seja contratar um serviço que já tenha parceria com uma plataforma de e-commerce. É uma maneira de evitar alguns custos e problemas com integração.

Para integrar um ERP com lojas online, é necessário utilizar uma API, ou Interface de Programação de Aplicações. Essa interface roda em um ambiente virtual onde o ERP e a plataforma trocam as informações, o que permite a integração e o tráfego de dados em tempo real.

Para implementar essa integração, normalmente é necessário contar com o apoio de uma empresa de tecnologia terceirizada ou investir em mão de obra especializada. De qualquer maneira, há um custo além da contratação do ERP e da plataforma, que é o custo de implementação.

Mas quando os dois serviços são parceiros, o cliente conta com o suporte dos dois lados e apoio durante o processo de integração. É uma alternativa para quem quer economizar e integrar de maneira rápida e pouco burocrática.

Quando não há compatibilidade, a ausência de documentação dos softwares pode forçar o lojista a transmitir as informações do ERP para a plataforma online por meio de planilhas. Sem a automação na troca de dados, o processo é sujeito a erros e o atraso durante exportação e importação de arquivos pode provocar ruptura de estoque.

3. Teste o fluxo de informações

Depois da integração propriamente dita, é hora de colocar o sistema à prova. Veja se os pedidos confirmados resultam em baixas no estoque, se as notas estão sendo emitidas corretamente, se a atualização de preços ocorre também na operação online quando é feita no ERP, entre outras atividades.

O propósito aqui é verificar se a compatibilidade é completa. Se alguma informação fica perdida no caminho, é sinal de que algo deu errado na integração ou que os sistemas não conversam bem. Assegure-se de que tudo esteja padronizado e preparado para rodar com as vendas diárias.

O e-commerce se tornou uma realidade até para empresas que nunca pensaram em vender online. Mas o trânsito de informações nesse ambiente também deve passar pelo sistema integrado para que seu negócio tenha ganhos em produtividade e não enfrente rupturas de estoque, estornos de compras não entregues e situações mais complicadas.

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