O que é um sistema ERP? Vantagens x Desvantagens

A evolução tecnológica e as mudanças no panorama econômico mundial tem tornado as empresas cada vez mais competitivas, com isso, a busca por melhorias e inovações devem ser constantes para as organizações que desejam continuar crescendo. A fim de facilitar a gestão de recursos, dados e processos administrativos, que muitas vezes são pra lá de burocráticos, algumas empresas têm buscado por soluções de ERP, para otimizar seus processos.

Mas o que significa ERP? ERP é uma sigla que vem do inglês (Enterprise Resource Planning), isto é, traduzido para o português, sistemas de gestão empresarial. Nada mais do que um software corporativo capaz de controlar todos os dados de uma empresa, integrando informações de todos os departamentos, bem como seus recursos e processos, seja nas áreas de Vendas, Fiscal, Finanças, Contabilidade, Estoque, Compras, Produção e Logística.

Entendi, mas para que serve e quais os maiores benefícios de ter um ERP?

• Promover a integração de todos os setores, dados confiáveis e atualizados;
• Garantir a segurança das informações e trazer praticidade para as rotinas administrativas e organizacionais;
• Agilizar a tomada de decisões estratégicas e assertivas;
• Otimizar processos burocráticos, eliminar tarefas improdutivas de uma organização;
• automatização das atividades;
• Efetuar o controle de estoque e redução de tempo e custos;
• Ser efetivo no controle de prazos e processos;
• Realizar a gestão integrada, eficiente e produtiva da organização.

Quais são as principais vantagens de usar o ERP?

1 – Economia significativa de recursos financeiros

A otimização e organização de dados oferece ao gestor a possibilidade de verificar e usufruir das chances de reduzir gastos desnecessários, de forma que não prejudique a produtividade das equipes. Sem dúvidas, uma das melhores vantagens em investir em um bom sistema de ERP é a economia significativa de tempo e de recursos financeiros que ele traz para a empresa. Com toda burocracia organizada, se torna viável a fluidez de informações em todos os setores o que garante uma entrega de serviços muito mais eficiente e lucrativa.

Sem falar que com a facilidade de acesso de dados, também é possível para a organização atuar com estoque mínimo, o que reduz drasticamente todos os custos de armazenamento de informações.

2 –Integração de todos os setores

Uma das possibilidades mais úteis do sistema ERP é a viabilidade de integração de departamentos por meio da centralização de informações. Esse tipo de sistema confere poder ao gestor de avaliar e acompanhar os resultados de diversos setores através de um único “lugar”. A comunicação facilitada também é uma das vantagens da integração, já que se torna muito mais prática a troca de dados e conhecimentos relevantes a fim de garantir um fluxo positivo do funcionamento geral da organização.

3 – Gestão mais eficiente e produtividade em alta performance 

De acordo com o Dicionário Aurélio, a palavra gestão vem do latim e significa “ato de gerir, gerência, administração”. Logo, o conceito de gestão está atrelado ao ato de gerir ou administrar um grupo de pessoas, recursos e tomada de ações em rumo à realização de um negócio, desejo ou objetivo final.

Nesse sentido, o acesso simplificado de dados em tempo real permite ao gestor fazer críticas pontuais e específicas em cada setor da organização, identificando quais precisam de modificações e melhorias. Com isso, se torna possível estabelecer os principais indicadores de desempenho de cada departamento, com relatórios precisos e dados confiáveis, que facilitam na tomada de decisões mais assertivas e inteligentes para a empresa.

Importante destacar que no decorrer desse processo, também acontece um índice de redução de erros, já que os dados atualizados permitem uma série de avaliações, o que também interfere positivamente na produtividade dos colaboradores.

Todo tempo gasto de forma improdutiva pode ser cortado através de um sistema adequado de ERP, isso é muito animador para qualquer empresa, afinal, já dizia o ditado “tempo é dinheiro”, não é mesmo?

Apesar de todas as inúmeras vantagens de adotar um sistema ERP, assim como em toda estratégia de negócios, há sempre mais de um lado para se considerar, pois nem tudo é perfeito, e riscos são comuns em qualquer decisão. Vamos conhecer as desvantagens de apostar em um sistema como esse? Confira!

As desvantagens de investir em um sistema ERP que ninguém te conta

Mesmo sendo um sistema eficiente para a maioria das empresas, uma fase muito importante, muitas vezes ignorada pela maioria dos gestores, é a de avaliação das reais necessidades de uma empresa. O ERP consegue atender empresas de grande, médio e pequeno porte devido à sua característica modular, ou seja, ele se adapta conforme as necessidades de cada instituição.

A questão em chave é que de nada adianta o gestor de uma empresa investir em um sistema como o ERP e não se dedicar para garantir o bom funcionamento dele, principalmente na fase de implantação, ou seja, o gestor estar preparado para assumir responsabilidades a fim de garantir o sucesso da operação. Ser empreendedor requer coragem para assumir seu papel de líder quando necessário, e, pequenos empreendedores nem sempre possuem a experiência necessária para lidar com novos desafios, principalmente se tratando de empreendedores de “primeira viagem”, já que muitos deles ainda não possuem nem experiência, nem recursos financeiros para arriscar em investimentos.

Na ATS, o cliente tem todo o suporte necessário durante e depois da implantação do sistema, além de ofertar um canal de aprendizado sobre e capacitação online para os clientes e funcionários. Para pequenos empreendedores que ainda não querem optar por um ERP, a empresa oferece um sistema básico de gestão de vendas simplificado, que realiza pagamentos diretamente por meio de uma máquina de cartão, trata-se do Make POS, ferramenta que permite um acompanhamento online real de vendas com sistema homologado nas principais bandeiras de cartão: Cielo, Rede, Stone, SafraPay, Getnet, Vero.

Confira mais algumas desvantagens da utilização de um ERP:

• Adotar um ERP faz com que todos os módulos dependam uns dos outros para o bom funcionamento da empresa, pois cada departamento depende das informações do módulo anterior. Com isso, todas as informações precisam estar constantemente atualizadas, o que confere muito mais trabalho e atenção;

• A simples utilização do ERP não garante que uma empresa se torne verdadeiramente integrada, isso porque, é necessário que tanto o usuário, quanto o cliente alimente o sistema com informações corretas e completas;

• Dificuldade de implantação da cultura organizacional aos colaboradores;

• Com a integração de informações, um erro na entrada de dados de um setor pode afetar a organização como um todo, prejudicando o funcionamento da mesma, por isso, é imprescindível que exista cuidado, atenção e empenho para que os erros sejam minimizados.

Diante desse quadro de comparações de vantagens e desvantagens, esperamos ter facilitado a sua compreensão sobre o que é um sistema ERP e quando você deve optar por utilizar ou trocar esse sistema, sendo o mais consciente possível sobre sua decisão!

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