Nunca é demais afirmar o quanto a organização é a chave em empreendimentos que manejam grandes quantidades de produtos. Um produto mal cadastrado pode significar perdas que poderiam ser evitadas, e otimizar o cadastro de produtos pode te salvar de perdas e dores de cabeças, além de facilitar em muito sua vida fiscal!

O processo de cadastro de produtos

Existem variadas maneiras de manter um cadastro de produtos, desde os livros de registro antigos, planilhas de excel e sistemas ERP de gestão comercial. O mais importante é criar uma cultura de cadastro otimizada.

No sistema ERP, todos os dados podem (e devem) ser cruzados para seu melhor aproveitamento. O cadastro de produtos bem detalhado não é apenas para cumprir protocolo ou ficar de enfeite.

Se você está inaugurando um e-commerce, sabe muito bem a diferença que faz ter um cadastro prévio e detalhado dos produtos.

E não é só para os clientes e para o estoque que você cadastra bem seus produtos: é para ter um inventário de estoque que permita ter uma visão geral e estratégica de seus produtos, ou radicalmente específica, que possa ser construída de diferentes maneiras para analisar diferentes tipos de mercadoria, categorias, possibilidades para promoções e relação de custo-benefício.

Com o cadastro adequado você ainda consegue se antecipar aos lucros e custos, e otimizar o faturamento e sua situação fiscal, tendo uma etapa extra de conferência e validação da saída de produtos.

Dicas fundamentais para cadastro de produtos

Para otimizar o tempo e o processo de cadastro, vale a pena levar algumas dicas chave em consideração:

Tenha um funcionário designado para o cadastro

Uma parte de organizar envolve padronizar. Se seus produtos seguirem um padrão bem estabelecido, fica mais fácil desenvolver uma lógica que pode ser aprendida e reproduzida dentro do ambiente.

Mas é importante que esse processo tenha o menor número possível de diferenças, e sabemos que cada pessoa racionaliza um processo de uma maneira diferente.

Por isso vale a pena designar uma pessoa para fazer o cadastro dos produtos. Além de mobilizar apenas um colaborador, essa pessoa pode ir se especializando ao conhecer de perto os produtos para fazer atendimentos especializados, tirar dúvidas e até fazer reviews dos produtos em roteiros de vídeos.

Você prepara o funcionário na prática e garante um rendimento cada vez maior e mais especializado. Depois esse funcionário ensina a equipe a relação de organização dos produtos.

Adote um critério de preparação

A organização precisa acontecer antes, durante e depois do cadastro de produtos. Por isso, para ter uma visão geral dos produtos, é importante fazer uma separação prévia dos produtos, geralmente subordinados por categoria, tipo, formato/volume, especificações e marca.

O mais importante é criar formas de organização que sejam fáceis de aprender e reproduzir e consigam fazer sentido para a maioria dos produtos.

Não deixe de criar níveis e subníveis dentro de seu inventário. Que tal usarmos um exemplo para quem quer abrir um pet shop?

Digamos que você vai cadastrar uma ração:

Ração de cachorro > filhote > 1kg > carne > marca X.

Crie etiquetas

As chamadas tags são códigos-chave para facilitar a busca e o cadastro. Por exemplo, ao invés de ‘Ração’, que tal usar ‘RAC’? Então você pode adicionar esta palavra chave em outros produtos relacionados e fazer um levantamento rápido por todos aqueles que compartilham esse termo de busca, porque nem sempre o nome do produto traz todas as suas especificações para busca.

As etiquetas vão ser especialmente úteis para integrar seu sistema ERP à loja online.

Use código de barras e de rastreio

Falando em integração, se você usa diferentes plataformas para a venda, sabe o quanto um produto em falta pode causar problemas com o cliente, não é?

Para evitar esse problema, a geração de um SKU (códigos de unidade de estoque) vai dar conta de rastrear seu produto e dar baixa no estoque ao fazer uma venda online, assim como subir automaticamente o produto no E-commerce ao fazer seu cadastro, basta exportar o XML entrada de um produto cadastrado.

Já o código de barras evita o trabalho de buscar e dar baixa manual em um produto. Com ele, cada unidade é única e pode ser rastreada também para o controle de perdas do estoque.

Subordine os códigos de barras

Muitos produtos são vendidos por partes, como uma peça de presunto, que vai ser fatiado, ou quem sabe usado para cozinhar um prato que será vendido sob outro código de cadastro. Isso é absolutamente normal, mas para não perder a capacidade de rastreio e evitar perdas, é importante associar os produtos.

Ao gerar um código de barras para o presunto por peso, você pode associar a peça de entrada, e ir dando baixa nas quantidades vendidas dia após dia. Assim, ao final do mês, vai ser possível identificar e deduzir automaticamente a saída ao produto de entrada, mesmo que sejam vendidos com códigos diferentes.

Fica ainda mais fácil imaginar essa relação com unidades, seja de latas de refrigerante que entraram cadastradas como fardos, seja como parafusos, que entraram cadastrados como caixa.

Se seu empreendimento faz muitas vendas desse tipo, ter esse cuidado no cadastro é essencial para sua gestão.

Preencha corretamente os dados fiscais do produto

PIS/COFINS, II, IE, IOF… cada produto tem um conjunto de impostos e taxas que incidem sobre sua natureza, e organizar esses dados pode te oferecer uma boa proteção fiscal.

Fazendo o cadastro de impostos sobre seu produto, você pode se adiantar com aquilo que incide sobre ele e presumir seus lucros e custos e, mais do que isso, a emissão da NFC-e exige esses dados para dar o direito do consumidor compreender os impostos embutidos no produto.

E com esses dados em mãos, você ainda pode associar um software de conferência fiscal para ter uma mão extra na hora de faturar seus produtos, para não cometer erros nem correr o risco de sair pagando a mais.

Faça uma boa descrição dos produtos

A descrição de produtos ajuda não só a aumentar o interesse dos clientes online como também oferece muito mais munição para incrementar a instrução dos vendedores sobre os produtos e, logo, suas vendas.

Crie um padrão para descrever, se atente ao maior número de detalhes e especificações, adote tags, se antecipe às principais dúvidas do cliente, adicione dicas de uso, combinações etc.

Você pode criar padrões preparados para seus produtos e ir preenchendo os campos com seus dados específicos, pode até usar a ficha da fabricante, o mais importante é não deixar esses dados em branco.

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