NFC-e: entenda como funciona e saiba como adequar sua empresa

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) já faz parte da realidade das empresas varejistas e atacadistas em todo o Brasil. Apesar das diferenças de adaptação para cada unidade da federação, o ano de 2019 marcou o início da obrigatoriedade em vários estados.

Em Minas Gerais, empresas que faturaram até R$ 4,5 milhões em 2018 e todos os demais contribuintes passarão a emitir a NFC-e obrigatoriamente a partir de 1 de fevereiro de 2020. É o último estado brasileiro a fechar o cronograma de adoção da nota fiscal eletrônica ao consumidor.

Além de substituir o Emissor de Cupom Fiscal (ECF) e a nota fiscal de venda ao consumidor modelo 2, a NFC-e garante inúmeras vantagens aos consumidores e varejistas — incluindo economia, segurança, redução da burocracia com obrigações acessórias e acompanhamento das emissões em tempo real.

Aliada a um software ERP, a nova Nota Fiscal oferece ao empreendedor inteligência de negócios e controle para gerir melhor as contas. Neste artigo, você vai entender como funciona a NFC-e e como adaptar os processos da sua empresa para passar a emiti-la.

O que é e como funciona a NFC-e

A NFC-e consiste em uma maneira totalmente digitalizada de comprovar as transações comerciais presenciais ou à distância e efetuar o recolhimento tributário. Em linha com a proposta do SPED Fiscal, trata-se de um documento digital com a mesma validade do cupom impresso e que é emitido e armazenado por meios eletrônicos.

O varejista ainda pode imprimir as notas fiscais. No entanto não é necessário utilizar um equipamento autorizado pelo Fisco estadual, basta conectar uma impressora térmica qualquer ao sistema de vendas.

Para fins de controle e averiguação por parte da autoridade tributária de cada região, os documentos são armazenados em meio digital assim que a compra é efetuada. Com isso, torna-se desnecessária a visita de funcionários da Sefaz aos estabelecimentos para resgatar os dados que as impressoras fiscais armazenaram ao longo de até cinco anos.

Diante de todas essas vantagens, como o varejista pode adaptar seus processos e emitir a NFC-e? Existem requisitos anteriores? É o que vamos explicar adiante.

Como emitir a NFC-e

Antes de mudar os procedimentos internos e emitir a NFC-e, é necessário preencher alguns requisitos.

1. Conseguir uma autorização da Sefaz

É necessário solicitar à autoridade tributária do estado a mudança para o novo sistema de nota fiscal. Entretanto, empresas que já utilizam a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) não precisam de uma nova autorização.

Após a anuência do Fisco, o varejista recebe um Código de Segurança do Contribuinte, ou token. Trata-se de uma chave necessária para a emissão da NFC-e; a partir dele, o empresário pode gerar o QR Code e a DANFE.

2. Instalar um sistema emissor confiável

Nem a Receita Federal nem o Fisco dos estados disponibilizam ferramentas próprias para a geração de notas fiscais. Para gerá-las, é necessário implementar um software de gestão na organização, como o Resulth, da ATS.

O sistema emissor precisa não apenas atender a exigências regulatórias, mas ter mecanismos que aumentem a eficiência na hora de gerar e armazenar a NFC-e. Por exemplo, a possibilidade de armazenar o Certificado Digital no computador ou na nuvem evita que o empreendedor precise inserir a chave após cada venda. Além disso, o próprio ERP deve ter sistemas de segurança que impeçam o acesso indevido e roubo da chave criptografada.

Por fim, o sistema precisa estar apto para funcionar em contingência — ou seja, emitir notas mesmo que a internet ou o sistema da Sefaz estejam fora do ar. Nesse modo, o ERP emite as notas, porém sem a autorização imediata do Fisco; assim que a conexão for restabelecida, os documentos gerados devem ser enviados para análise até o próximo dia útil após sua emissão.

Além de facilitar e automatizar a emissão de diversos tipos de notas fiscais, o uso de um ERP proporciona uma maior competitividade ao negócio. O programa reúne dados de todos os setores e indicadores da empresa em um único dashboard, favorecendo tomadas de decisões inteligentes e guiadas por dados.

3. Contratar um Certificado Digital

O Certificado Digital tem centenas de aplicações. Com ele, é possível assinar documentos digitalmente, integrar os sistemas empresariais com serviços do governo e bancos públicos, conectar com o Sistema Integrado de Comércio Exterior e, claro, emitir notas fiscais.

Essa ferramenta funciona como uma assinatura digital. Cada certificado é único e inclui todos os dados do seu usuário, seja empresa ou pessoa física. Sua segurança é garantida pelas chaves criptografadas, o que impede que terceiros acessem e façam uso sem autorização.

4. Efetuar a inscrição estadual

A NFC-e foi criada para, entre outros objetivos, simplificar a questão do ICMS e dos créditos tributários nas operações interestaduais — embora nem todas as unidades tenham implementado a obrigatoriedade. Por isso, a empresa deve estar cadastrada junto à secretaria de tributação de seu estado para emitir a nota fiscal ao consumidor eletrônica.

Sem essa inscrição, as transações não podem ser realizadas. Se você vive e trabalha em um estado onde a NFC-e já é obrigatória e ainda não trabalha com esse tipo de documento, deve passar a emiti-la de imediato, sob pena de ter a inscrição estadual suspensa e acumular problemas nas transações.

A NFC-e é uma tendência irreversível, dadas as suas vantagens para as empresas, consumidores e governos estaduais e federal. A digitalização dos processos tributários e obrigações acessórias ajuda as organizações varejistas a serem mais competitivas, gastando menos tempo e recursos para permanecer em dia com o Fisco.

Para aproveitar ao máximo as vantagens da digitalização, é essencial o uso de um ERP, que não só emite a NFC-e como também integra os sistemas de informação dentro da empresa.

Se você quer adequar sua empresa à atual legislação tributária de maneira eficiente e, de quebra, torná-la mais competitiva e ágil, conheça as soluções fiscais da ATS Informática.