5 estratégias para aperfeiçoar o controle de compras da sua empresa

Assim como o controle de estoque, o controle de compras é crucial para salvaguardar a rentabilidade e lucratividade de sua empresa, uma vez que é através da gestão dos pedidos e entregas de compras que podemos traçar com maior assertividade as demais estratégias, como o inventário de estoque, prevenção de perdas e gastos orçamentários.

A importância das vendas para um empreendimento é indiscutível. No entanto, quanto do seu tempo está sendo gasto com a gestão e administração de suas compras, atualmente?

Uma boa gestão de compras diz respeito à obtenção dos itens certos, no momento certo e, claro, por um preço viável, além de ser extremamente funcional para a seleção dos fornecedores ideais para um determinado nicho. Assim, você consegue adquirir produtos de qualidade, com bons preços e excelência de entrega.

Pensando nisso, no post de hoje trataremos sobre algumas estratégias práticas e altamente eficazes para que você possa aperfeiçoar o seu controle de compras, garantindo maior lucratividade ao seu negócio. Então, vem com a gente!

O que é gestão de compras?

Em termos práticos, o controle de compras é a organização dos recursos necessários para a compra de bens e serviços, tais como estoque, suprimentos e afins, garantindo o controle e a visão perspectiva dos processos envolvidos na compra de produtos terceirizados.

Isso quer dizer que um bom gerenciamento de compras deve prezar pela exatidão e precisão de dados relacionados aos itens e produtos, para que não haja perda e prejuízo de mercadoria.

É muito importante para um empreendimento que os processos de compra sejam traçados, otimizados e aperfeiçoados. Do contrário, o seu negócio pode sofrer perdas irreparáveis, que podem afetar a sua saúde financeira e, quiçá, levá-lo à falência.

Mas, calma, nem tudo é sofrimento no mundo empresarial. Atualmente, já contamos com sistemas de gestão inteligente que podem integrar uma série de processos, inclusive o de compras e de estoque em um mesmo repositório. Essas ferramentas podem ajudar a sua empresa a dissolver ainda mais a margem de erros.

Principais benefícios de uma boa gestão de compras

Antes de mais nada, é muito importante que você compreenda que a gestão de compras anda lado a lado com a gestão de estoque. Ambas são estratégias complementares e que não existem por si só, mantendo-se em dependência mútua.

Nesse sentido, quando você aperfeiçoa o controle de compras, você diminui o desperdício de gastos excedentes em compras desnecessárias e evita uma produção que não será vendida ou revendida, mas sim perdida – ainda mais se o seu nicho tiver como protagonistas os produtos perecíveis.

Ao controlar a entrada e saída de qualquer material comprado por um sistema próprio de gestão de compras, você tem maior precisão e exatidão de dados, o que seria quase que impossível com planilhas de preenchimento manual. Assim, você evita a compra de um material que já possui em estoque.

Perceba que um controle de compras é muito importante não só para investimentos em matéria-prima, utilizada no processo de produção de seus próprios produtos, mas também no produto final, que se manterá em estoque até o momento de venda.

Pensemos em dois cenários. Imagine que você tem uma padaria que produz mousse de maracujá. Não haveria problema algum estocar maracujá em excesso – se esse não fosse um produto perecível. Correndo o risco de estragar, o seu prejuízo é inegável.

Note como a gestão de compras é importante para blindar o seu negócio de possíveis desperdícios e perdas futuras. Afinal, qualquer mínimo recurso jogado fora pesa na balança da lucratividade.

Outro cenário possível é a falta de prospecção de vendas para épocas sazonais. Em determinados momentos do ano – como páscoa, dia das mães, dias dos pais, black friday e Natal – requerem maior atenção na gestão de compras.

Dependendo de seu nicho, o Natal é uma época de oportunidades. Mas pense você que a sua empresa não se preparou e, agora, sem uma boa gestão, faltam recursos para a produção em alta escala. Sabe o que isso significa? P-E-R-D-A-S!

A produção ficará atrasada por falta de matéria-prima e até por falta de recursos para atender aos pedidos em massa. Assim, com prejuízo atrás de prejuízo, a rentabilidade de sua empresa fica comprometida, bem como a sua imagem.

Como otimizar a sua gestão de compras

São várias as formas de otimizar o seu controle de compras sem precisar investir rios de dinheiro em consultorias e em ferramentas que não funcionam. Agora que você já sabe a importância da gestão de compras para um empreendimento, aprenda a seguir 5 dicas estratégicas para aperfeiçoá-la.

Administre o seu estoque

Como vimos, o estoque é muito importante para o controle de compras, uma vez que a falta de produtos e matéria-prima pode levar à interrupção da produção e a perdas – talvez irreparáveis.

Em contrapartida, o excesso de mercadorias e recursos em estoque pode levar ao desequilíbrio financeiro do empreendimento, visto que, enquanto o estoque permanecer parado, não haverá vendas e entrada de dinheiro.

Então, a administração de um estoque é uma tarefa sutil e nada simples. É preciso seguir a demanda sempre. De nada adianta um estoque cheio se não houver procura. Por outro lado, os produtos com maior saída precisam estar sempre disponíveis à comercialização.

Por fim, não poderíamos deixar de dizer o quão importante é a realização de um inventário de estoque para a sua empresa. Assim, você define métodos de organização das mercadorias e de controle da entrada e saída de produtos e materiais, livrando-se de medidas contraproducentes.

Planeje as compras

Para fazer um bom planejamento das compras é preciso, antes de mais nada, escutar os seus clientes e estudar o seu nicho. Assim ficará fácil saber quando investir em mais materiais ou retroceder.

Estude o mercado e alinhe as compras de seu empreendimento. Ter ciência de quando se deve fazer compras em maior escala e quando não estabelecer transações comerciais, fazendo a frenagem da produção, requer uma visão estratégica e uma sabedoria muito grande.

Com um planejamento bem traçado você evita que os produtos fiquem à margem das vendas, ocupando espaço nas prateleiras e no estoque. Para tanto, avalie o histórico de consumo e demandas de seus clientes, assim você reduz a perda de dinheiro e evita possíveis desvios.

Identifique fontes de fornecimento

É muito importante ter em mãos uma rede de fornecedores sempre aptos a contribuírem com o seu empreendimento. Por isso, identificar fontes de fornecimento é um passo crucial para uma boa gestão de compras.

Nesse sentido, faça uma relação de fornecedores, receba a visita de representantes comerciais, busque feiras e eventos de seu nicho e, claro, não dispense as buscas pela internet.

Sequencialmente, avaliar o histórico desses fornecedores é muito pertinente para saber qual deles é o melhor para as suas necessidades, então, cheque os prazos e velocidade de entrega, os preços, as condições de pagamento e a capacidade de comunicação responsiva.

Tal análise será muito importante para te ajudar a definir com quais fornecedores é mais vantajoso manter relações comerciais de longo prazo.

Invista em um ERP

Uma gestão de compras pode ser ainda mais eficiente se você se livrar das convencionais planilhas e implementar um sistema de gestão integrada em seu empreendimento. Afinal, sabemos que muitos colaboradores perdem horas e horas com atividades operacionais, quando poderiam investir o seu precioso tempo em processos internos mais estratégicos.

Ao lançar o olhar para o departamento de vendas e pensar em uma gestão inteligente de seus processos internos, contribui-se assim para a precisão dos dados levantados acerca da produção realizada, das mercadorias estocadas e dos recursos que precisam ser cotados com urgência.

Mas, não somente, por meio de um ERP com uma modalização de gestão de compras e de estoque, até mesmo os pedidos passam a ser automatizados. Assim, riscos de perder uma venda ou uma solicitação de serviços são obstados com eficiência e os atrasos em entregas acabam se dissipando aos poucos.

Nesse sentido, a integração dos processos internos acaba por conceder maior facilidade na hora da gestão dos pedidos de seus clientes, evitando possíveis transtornos em suas transações comerciais.

Tenha um colaborador negociador

Assim como o setor de RH não dispensa um profissional apto a traçar estratégias de gestão de pessoas, no setor de compras é crucial possuir um ou mais colaboradores especializados em negociações comerciais, de preferência com conhecimento em relações humanizadas – afinal, por detrás de grandes empreendedores, existem homens e mulheres com anseios, dores, necessidades, propósitos e sonhos.

Contar com um bom comprador em sua equipe pode garantir negociações importantes para a sua empresa, seja nos descontos, prazos de entrega, aquisição de produtos exclusivos, vale fidelidades e maiores prazos de pagamento.

Investir em um bom negociador é uma grande estratégia para uma boa gestão de compras, afinal, grande parte do sucesso de um empreendimento é delimitado pelo empenho e qualificação de seus colaboradores.

Gostou de nossas dicas estratégicas? Então compartilhe com os seus parceiros empreendedores nas redes sociais. Caso aplique estas estratégias em sua empresa, não deixe de nos contar os resultados gerados aqui nos comentários. Uma dica: com um ERP os resultados podem ser mensurados de forma rápida e assertiva, sem gasto de tempo.

Para mais dicas como essa, mantenha-se ligado em nosso blog. Aqui postamos conteúdos muito úteis sobre gestão inteligente e informações estratégicas de gestão de negócios para solucionar suas dúvidas de forma prática e eficiente.

Até a próxima.