Assim como o controle de estoque, o controle de compras é crucial para salvaguardar a rentabilidade e lucratividade de sua empresa, uma vez que é através da gestão dos pedidos e entregas de compras que podemos traçar com maior assertividade as demais estratégias, como o inventário de estoque, prevenção de perdas e gastos orçamentários.
A importância das vendas para um empreendimento é indiscutível. No entanto, quanto do seu tempo está sendo gasto com a gestão e administração de suas compras, atualmente?
Uma boa gestão de compras diz respeito à obtenção dos itens certos, no momento certo e, claro, por um preço viável, além de ser extremamente funcional para a seleção dos fornecedores ideais para um determinado nicho. Assim, você consegue adquirir produtos de qualidade, com bons preços e excelência de entrega.
Pensando nisso, no post de hoje trataremos sobre algumas estratégias práticas e altamente eficazes para que você possa aperfeiçoar o seu controle de compras, garantindo maior lucratividade ao seu negócio. Então, vem com a gente!
Em termos práticos, o controle de compras é a organização dos recursos necessários para a compra de bens e serviços, tais como estoque, suprimentos e afins, garantindo o controle e a visão perspectiva dos processos envolvidos na compra de produtos terceirizados.
Isso quer dizer que um bom gerenciamento de compras deve prezar pela exatidão e precisão de dados relacionados aos itens e produtos, para que não haja perda e prejuízo de mercadoria.
É muito importante para um empreendimento que os processos de compra sejam traçados, otimizados e aperfeiçoados. Do contrário, o seu negócio pode sofrer perdas irreparáveis, que podem afetar a sua saúde financeira e, quiçá, levá-lo à falência.
Mas, calma, nem tudo é sofrimento no mundo empresarial. Atualmente, já contamos com sistemas de gestão inteligente que podem integrar uma série de processos, inclusive o de compras e de estoque em um mesmo repositório. Essas ferramentas podem ajudar a sua empresa a dissolver ainda mais a margem de erros.
Antes de mais nada, é muito importante que você compreenda que a gestão de compras anda lado a lado com a gestão de estoque. Ambas são estratégias complementares e que não existem por si só, mantendo-se em dependência mútua.
Nesse sentido, quando você aperfeiçoa o controle de compras, você diminui o desperdício de gastos excedentes em compras desnecessárias e evita uma produção que não será vendida ou revendida, mas sim perdida – ainda mais se o seu nicho tiver como protagonistas os produtos perecíveis.
Ao controlar a entrada e saída de qualquer material comprado por um sistema próprio de gestão de compras, você tem maior precisão e exatidão de dados, o que seria quase que impossível com planilhas de preenchimento manual. Assim, você evita a compra de um material que já possui em estoque.
Perceba que um controle de compras é muito importante não só para investimentos em matéria-prima, utilizada no processo de produção de seus próprios produtos, mas também no produto final, que se manterá em estoque até o momento de venda.
Pensemos em dois cenários. Imagine que você tem uma padaria que produz mousse de maracujá. Não haveria problema algum estocar maracujá em excesso – se esse não fosse um produto perecível. Correndo o risco de estragar, o seu prejuízo é inegável.
Note como a gestão de compras é importante para blindar o seu negócio de possíveis desperdícios e perdas futuras. Afinal, qualquer mínimo recurso jogado fora pesa na balança da lucratividade.
Outro cenário possível é a falta de prospecção de vendas para épocas sazonais. Em determinados momentos do ano – como páscoa, dia das mães, dias dos pais, black friday e Natal – requerem maior atenção na gestão de compras.
Dependendo de seu nicho, o Natal é uma época de oportunidades. Mas pense você que a sua empresa não se preparou e, agora, sem uma boa gestão, faltam recursos para a produção em alta escala. Sabe o que isso significa? P-E-R-D-A-S!
A produção ficará atrasada por falta de matéria-prima e até por falta de recursos para atender aos pedidos em massa. Assim, com prejuízo atrás de prejuízo, a rentabilidade de sua empresa fica comprometida, bem como a sua imagem.
São várias as formas de otimizar o seu controle de compras sem precisar investir rios de dinheiro em consultorias e em ferramentas que não funcionam. Agora que você já sabe a importância da gestão de compras para um empreendimento, aprenda a seguir 5 dicas estratégicas para aperfeiçoá-la.
Como vimos, o estoque é muito importante para o controle de compras, uma vez que a falta de produtos e matéria-prima pode levar à interrupção da produção e a perdas – talvez irreparáveis.
Em contrapartida, o excesso de mercadorias e recursos em estoque pode levar ao desequilíbrio financeiro do empreendimento, visto que, enquanto o estoque permanecer parado, não haverá vendas e entrada de dinheiro.
Então, a administração de um estoque é uma tarefa sutil e nada simples. É preciso seguir a demanda sempre. De nada adianta um estoque cheio se não houver procura. Por outro lado, os produtos com maior saída precisam estar sempre disponíveis à comercialização.
Por fim, não poderíamos deixar de dizer o quão importante é a realização de um inventário de estoque para a sua empresa. Assim, você define métodos de organização das mercadorias e de controle da entrada e saída de produtos e materiais, livrando-se de medidas contraproducentes.
Para fazer um bom planejamento das compras é preciso, antes de mais nada, escutar os seus clientes e estudar o seu nicho. Assim ficará fácil saber quando investir em mais materiais ou retroceder.
Estude o mercado e alinhe as compras de seu empreendimento. Ter ciência de quando se deve fazer compras em maior escala e quando não estabelecer transações comerciais, fazendo a frenagem da produção, requer uma visão estratégica e uma sabedoria muito grande.
Com um planejamento bem traçado você evita que os produtos fiquem à margem das vendas, ocupando espaço nas prateleiras e no estoque. Para tanto, avalie o histórico de consumo e demandas de seus clientes, assim você reduz a perda de dinheiro e evita possíveis desvios.
É muito importante ter em mãos uma rede de fornecedores sempre aptos a contribuírem com o seu empreendimento. Por isso, identificar fontes de fornecimento é um passo crucial para uma boa gestão de compras.
Nesse sentido, faça uma relação de fornecedores, receba a visita de representantes comerciais, busque feiras e eventos de seu nicho e, claro, não dispense as buscas pela internet.
Sequencialmente, avaliar o histórico desses fornecedores é muito pertinente para saber qual deles é o melhor para as suas necessidades, então, cheque os prazos e velocidade de entrega, os preços, as condições de pagamento e a capacidade de comunicação responsiva.
Tal análise será muito importante para te ajudar a definir com quais fornecedores é mais vantajoso manter relações comerciais de longo prazo.
Uma gestão de compras pode ser ainda mais eficiente se você se livrar das convencionais planilhas e implementar um sistema de gestão integrada em seu empreendimento. Afinal, sabemos que muitos colaboradores perdem horas e horas com atividades operacionais, quando poderiam investir o seu precioso tempo em processos internos mais estratégicos.
Ao lançar o olhar para o departamento de vendas e pensar em uma gestão inteligente de seus processos internos, contribui-se assim para a precisão dos dados levantados acerca da produção realizada, das mercadorias estocadas e dos recursos que precisam ser cotados com urgência.
Mas, não somente, por meio de um ERP com uma modalização de gestão de compras e de estoque, até mesmo os pedidos passam a ser automatizados. Assim, riscos de perder uma venda ou uma solicitação de serviços são obstados com eficiência e os atrasos em entregas acabam se dissipando aos poucos.
Nesse sentido, a integração dos processos internos acaba por conceder maior facilidade na hora da gestão dos pedidos de seus clientes, evitando possíveis transtornos em suas transações comerciais.
Assim como o setor de RH não dispensa um profissional apto a traçar estratégias de gestão de pessoas, no setor de compras é crucial possuir um ou mais colaboradores especializados em negociações comerciais, de preferência com conhecimento em relações humanizadas – afinal, por detrás de grandes empreendedores, existem homens e mulheres com anseios, dores, necessidades, propósitos e sonhos.
Contar com um bom comprador em sua equipe pode garantir negociações importantes para a sua empresa, seja nos descontos, prazos de entrega, aquisição de produtos exclusivos, vale fidelidades e maiores prazos de pagamento.
Investir em um bom negociador é uma grande estratégia para uma boa gestão de compras, afinal, grande parte do sucesso de um empreendimento é delimitado pelo empenho e qualificação de seus colaboradores.
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Até a próxima.