Gestão de fornecedores: o que é e como otimizar

A gestão de fornecedores não é um conceito novo. Pelo contrário. A importância do bom relacionamento com a cadeia de fornecedores é uma preocupação antiga e muito bem discutida, mas a transformação digital trouxe ainda mais horizontes e riqueza de parâmetros para otimizar a vida das empresas, que só tem a ganhar aliando a criatividade da equipe com o melhor aproveitamento das ferramentas à disposição.

No post de hoje, você vai aprender a aperfeiçoar a gestão de fornecedores na sua empresa para aliviar o orçamento e agilizar todos os demais processos. Acompanhe:

O papel da gestão de fornecedores na vida da empresa

Seja no varejo ou na indústria, interrupções no fluxo de fornecimento de produtos ou matérias primas podem imobilizar uma parte significativa das atividades dos colaboradores. Esse contratempo pode encolher a receita e a credibilidade de uma marca em consolidação.

Não é difícil imaginar diversos cenários, em cada contexto possível do mundo empresarial, em que um problema no fornecimento pode trazer dores de cabeça. Evitar perdas de tempo e de dinheiro são os grandes papéis de uma boa gestão de fornecedores.

A Supplier Relationship Management – que dá a sigla padrão de SRM para a ciência da gestão de fornecedores – é um tema cada vez mais explorado à medida em que as cadeias de suprimento se internacionalizam, ficando cada vez mais complexas e com maiores demandas de organização e otimização.

Os novos desafios de gestão de fornecedores

A relação com os fornecedores alcançou novos patamares, e se resume a muito mais que ocasionais telefonemas, listas e descargas de caminhões.

O alinhamento da empresa com seus fornecedores precisa entender a procedência, o fluxo dos processos dos fornecedores, de forma a poder se antecipar a falhas de fornecimento que grandes eventos como a pandemia de 2020 podem causar inesperadamente, sendo capaz de traçar meios de contornar e diminuir riscos no processo.

O menor preço, por si só, pode não dizer tanto quanto parece quando nos referimos ao estabelecimento de uma empresa, que precisa ter estoque, honrar contratos, manter os colaboradores e sua cadeia sempre em movimento. Ser notada em ação.

Diminuir os custos em uma perspectiva mais ampla pode envolver diminuir o número de entregas individuais, de mobilização de pessoal, de substituições. Enfim, o preço unitário de cada produto pode ser atraente, mas o bom relacionamento pode ter mais benefícios de curva de aprendizado e também de controle de gastos no longo prazo. Mas como otimizar essa diminuição de custos?

Negociar os melhores preços é e sempre vai ser uma tática fundamental para conhecer as disposições do fornecedor com seu negócio.

Falando sobre curva de aprendizado, essa relação pode ser mútua para as duas partes, tanto em relação à comunicação quanto a respeito da logística, do recebimento e da organização.

O estabelecimento de um itinerário organizado para o recebimento é algo importante para os fornecedores, que estão sempre lutando contra o tempo para honrar suas entregas, de maneira que ter uma boa estrutura de recebimento pode favoritar sua empresa com os fornecedores, abrindo muitas portas para parcerias com mais confiança e dinamicidade.

Quanto mais organizados e previsíveis estão os gastos e o volume de produção e/ou vendas, mais espaço de manobra existe para as equipes estabelecerem táticas com segurança. E a otimização dos processos de compra, a consolidação da cadeia de fornecedores e a organização de estoque acabam liberando mais tempo das diferentes equipes de gestão para somar seus resultados, alinhar e monitorar a progressão de seus projetos.

Avaliando seus fornecedores e se auto avaliando

A relação com os fornecedores deve ser recíproca. De aprendizados, diminuição de riscos e aumento de receita para as duas partes. Mas como manter um acompanhamento de tudo isso?

É necessário ter critérios antes, durante e após as experiências com fornecedores:

Verifique as certificações do fornecedor

Se projeta prazos e preços realistas, se possui um ambiente digital e físico organizado e uma boa saúde financeira, se tem práticas sustentáveis, nível de exclusividade e especificação de produtos para futuras compras e se tem planos de parceria futuros.

Avalie o dia a dia das entregas

Durante o fornecimento, é fundamental estar de olho na qualidade do atendimento, no tempo de resposta, na procedência e na especificação dos produtos, nas boas práticas de fornecimento; como embalagem, oferecer meios e etapas extras de conferência e, sem dúvidas, nos prazos.

Avalie resultados internos

No longo prazo é importante avaliar como os setores mais diretamente conectados com aquele fornecedor têm evoluído em performance, o quanto as atividades de compra foram otimizadas com ele e o quanto o próprio fornecedor também tem progredido em seu meio, se se dispôs em oferecer condições de fidelização e o quanto tem investido em estrutura.

Faça listas, adicionando tudo o que for importante para o crescimento em seu contexto, assim como as táticas determinadas pelas equipes, especialmente de compras.

Uma ferramenta para analisar e otimizar a qualidade da gestão de fornecedores

Para avaliar todos estes e muitos outros critérios, sua empresa vai precisar de um sistema que seja capaz de integrar os processos, tanto de forma executiva quanto analítica.

E para isso, um Sistema ERP definitivamente é a grande ferramenta indispensável para aprender, otimizar e automatizar atividades de setor de compras, o que libera mais tempo da equipe para tomar atitudes mais analíticas e seguras.

No setor de armazenamento, que tem uma alta demanda de performance, a otimização de calendário e, mais do que isso, de etapas de segurança na conferência das notas e separação em categorias é o dínamo que faltava para que o estoque de produtos ou materiais fique sempre à disposição, integrado na cadeia de reposição e consumo de recursos e, no caso dos varejos: da venda e baixa de produtos.

Afinal, conhecer os números reais de saída do estoque, de vendas e outros fatores muito mais específicos (como sazonalidade e custos tributários) são chaves importantes para completar o ciclo de análises e táticas.

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