Saiba quais são os problemas que podem levar à troca do sistema integrado da sua empresa e como conduzir esse processo sem estresse.

Um dos maiores desafios para uma empresa é efetuar a troca do sistema de gestão integrado. Com o tempo, o ERP se torna o sistema nervoso central do negócio e sua substituição, embora necessária em muitos casos, pode ser traumática se não conduzida corretamente.

Não é por acaso. Toda as práticas de trabalho e processos empresariais se organizam em torno do ERP. A troca pode prejudicar a rotina e ocasionar imprevistos. Implementá-lo é algo que muitos empresários só querem fazer uma vez.

Por outro lado, essa medida por vezes é necessária para a própria sobrevivência do negócio. A boa notícia é que a substituição não precisa ser todo esse choro e ranger de dentes.

Com uma estratégia simples, é possível substituir o ERP sem paralisar as operações, sem enfrentar a resistência dos colaboradores e colhendo os frutos do novo sistema já no início da operação. Entenda, a seguir, algumas razões para a troca do software de gestão e como realizá-la.

Por que trocar o ERP?

A última pesquisa Panorama Mercado ERP mostra que 15,9% das empresas respondentes pretendem implantar ou substituir o sistema de gestão no futuro próximo, enquanto 10,54% planejam treinar a equipe para usar melhor o atual ERP.

Existem diversas razões pela qual as organizações tomam a decisão de substituir o software. Abaixo, destacamos as cinco principais.

O sistema é ultrapassado

ERPs obsoletos podem não oferecer benefícios avançados, como acesso aos dados em tempo real — instrumento essencial para uma gestão eficaz hoje em dia — e conexão remota via computador ou dispositivos móveis.

Outro problema com sistemas desatualizados é a segurança dos dados. Programas modernos são atualizados para responder às ameaças virtuais que surgem a todo momento; se você usa um software que não passa por atualizações, os dados da sua empresa ficam sujeitos a roubos e espionagem.

O sistema não acompanhou o crescimento da empresa

Se você dirige um negócio que obteve crescimento nos últimos anos e chegou até a abrir novas unidades, talvez o ERP utilizado lá no início já não atenda às suas necessidades atuais.

É possível identificar essa deficiência observando problemas comuns: travamentos, ausência de funcionalidades vitais, indisponibilidade e necessidade de utilização de sistemas paralelos — como planilhas — para controlar a rotina de gestão.

O sistema atual opera com problemas e provoca perdas

Nem todas as soluções oferecidas no mercado estão em um patamar de qualidade aceitável, embora sejam de baixo custo. Essa opção, no entanto, é o barato que sai bastante caro com o tempo.

Um ERP inadequado, genérico ou pouco funcional para o seu negócio leva à perda de clientes e de receita. Além disso, pode causar problemas como furos no estoque e emissão de notas duplicadas, ocasionando o pagamento repetido de impostos.

O sistema embute um alto custo para o modelo de negócio

Um fator crucial na escolha de um ERP para o seu negócio é o dimensionamento correto de acordo com o tamanho atual do negócio e suas perspectivas de crescimento para os próximos anos.

Softwares de grife não são a melhor escolha apenas por serem usados por negócios com capital aberto na bolsa de valores. O alto custo pode dificultar o ROI e, fatalmente, levar à decisão de substituir em pouco tempo.

O sistema não conta com suporte técnico

Não importa se sua empresa conta com um departamento de TI ou se o próprio empreendedor se encarrega de resolver problemas técnicos: um bom suporte durante e após a implementação é indispensável.

Nesse aspecto, a estrutura de atendimento da empresa fornecedora faz a diferença na escolha. Priorize aquela que responda com prontidão aos chamados.

Como substituir o ERP sem complicações

Identifique as necessidades do seu negócio

Aqui entra em cena o dimensionamento do software integrado já mencionado no tópico anterior. Em vez de cair em campo pesquisando qual o melhor sistema, entenda, primeiro, quais processos em sua empresa podem ser otimizados e quais as dificuldades atuais.

Essa etapa é fundamental para mensurar o ROI do ERP no futuro. Assim que você conseguir mapear as necessidades do negócio e entender o que precisa mudar com o sistema integrado, saberá se os resultados após a implementação estão sendo satisfatórios.

Caso contrário, você terminará adquirindo uma solução com funcionalidades que permanecerão ociosas e, ao mesmo tempo, com áreas não atendidas. Converse com gestores e funcionários em todas as áreas do negócio antes de partir para o investimento.

Faça benchmarking

Buscar referências é uma das maneiras mais eficazes de conseguir fornecedores confiáveis na área de atuação da empresa. Realizando benchmarking em concorrentes, parceiros e outros players, as chances de fazer a escolha certa aumentam.

Por outro lado, você fica vacinado contra argumentos de vendas que, ao invés de educar sobre as funcionalidades e possibilidades do sistema integrado para o seu negócio, têm por objetivo empurrar um produto inadequado.

É importante dar preferência a fornecedores de software que já têm uma expertise com outros empreendimentos no seu mercado. Por exemplo, se você trabalha com varejo de construção, autopeças ou multivarejo, estude a possibilidade de adquirir um software que tenha módulos específicos para empresas desses tipos.

Realize reuniões com os consultores

Uma vez mapeados os processos e escolhido o fornecedor, é hora de colocar a mão na massa. Participe das reuniões com os consultores de tecnologia e desenhe um planejamento para implementação completa do sistema e migração dos dados.

Priorize áreas que podem se beneficiar de imediato, como a frente de caixa. É importante que a empresa seja colaborativa na hora de ceder dados e abrir os processos aos consultores do serviço fornecedor.

Reuniões também são importantes para ajudar a decidir quais dados precisam ser migrados. Afinal, quanto maior o volume, maior o custo e grande parte deles não têm tanta importância, embora seja recomendável manter um backup de tudo.

Dados fiscais passados, por exemplo, podem ser enviados ao contador sem a necessidade de passarem para o novo sistema; já os relatórios gerenciais completos, como os de lucros e perdas, podem ser retroativos aos 3 anos anteriores à implementação do sistema.

Se sua empresa realiza auditorias internas, é importante contar com todas as informações do sistema antigo no novo software. Pontue todas as necessidades imediatas durante as reuniões e negocie os custos.

Capacite sua equipe para usar o novo sistema

Um dos maiores focos de resistência à implementação do novo ERP é o corpo de colaboradores, sobretudo se a troca de sistema for feita à revelia. Afinal, são eles quem utilizam o software diariamente e conhecem todas as limitações e possibilidades nas suas respectivas áreas.

Esse problema pode ser evitado se você envolver os funcionários nessa escolha desde as etapas iniciais, ouvindo quais as maiores demandas e como um sistema integrado pode melhorar a produtividade de trabalho.

Durante e após a implementação, é importante investir em capacitação para que os colaboradores conheçam todas as funcionalidades do novo sistema e como utilizá-las para aumentar as vendas.

Mesmo que sua empresa tenha substituído um ERP por outro, a capacitação é necessária, uma vez que a interface é distinta, o que pode gerar confusão, atrasos nas operações e filas nos caixas.

Trocar de ERP não é uma tarefa tão complicada quanto se imagina, desde que todo o processo seja bem conduzido desde o início. Mudanças verticais, em que o gestor decide sozinho pela troca após ceder a um pitch de vendas, têm mais chances de serem malsucedidas. Foque nas suas necessidades e em como melhorar os processos já existentes.

Se você quer saber quais áreas da sua empresa podem ser otimizadas, há uma maneira bem fácil e totalmente gratuita. Solicite agora um diagnóstico com especialistas da ATS e tome melhores decisões para o seu negócio.