O termo transformação digital está em alta. Porém, para muitos pequenos e médios empresários, isso parece algo totalmente distante das suas realidades. A verdade, contudo, é que investir em tecnologia é mais acessível do que parece.

Você ainda está na era do gerenciamento por meio de papéis e planilhas no Excel? Então este conteúdo é para você! Entenda o que é transformação digital e como ela pode ajudar a sua empresa a alcançar resultados mais expressivos!

O que é transformação digital?

Embora muitos empresários acreditem que a transformação digital seja algo difícil e impossível para a sua realidade, os dados mostram o contrário. Vários negócios já usam tecnologias importantes tanto para suas ações de marketing, como para o gerenciamento, e estão evoluindo rápido.

De acordo com informações do SEBRAE, os estados de São Paulo e Paraná concentram o maior número de pequenas e médias empresas que utilizam sistemas de gestão (35% dos negócios pesquisados), seguido de Santa Catarina, com 34%. E a tendência é que esse número se torne cada vez maior.

Mas, afinal, o que é a transformação digital?

Podemos definir o termo como um processo no qual as empresas usam soluções tecnológicas para melhorarem seus resultados e desempenho, incluindo também as formas de gerenciar.

Essa tecnologia pode ser variada, desde soluções robustas de automação industrial, por exemplo, até sistemas de gestão que ajudam a automatizar processos internos, melhorar a integração entre setores e oferecer mais eficiência e produtividade às equipes.

Quais as vantagens de investir na transformação digital para o gerenciamento de empresas?

Se ainda não investe na transformação digital, conheça alguns dos principais que a tecnologia pode trazer ao seu negócio.

Aumento da eficiência e da produtividade

A tecnologia permite, sobretudo, a automação de processos rotineiros. São esses que demandam tempo dos funcionários e não são essenciais para a estratégia da empresa.

Assim, é possível reduzir os custos com bancos de horas e mão de obra adicional. E, ainda, tornar as equipes mais produtivas, já que terão tempo de focar nos processos que trazem resultados ao negócio.

Com um sistema de gestão, por exemplo, é possível integrar setores e ações. Em uma pequena loja, quando determinado produto é vendido, automaticamente a tecnologia é capaz de dar baixa do item no estoque. Além de eemitir a nota fiscal ao cliente e enviar os dados ao Fisco, analisar a quantidade de produtos restantes no estoque e fazer o lançamento do crédito no fluxo de caixa.

Todos esses são procedimentos burocráticos e que, muitas vezes, demandam do tempo de vários funcionários. Com a automatização, essas tarefas repetitivas são feitas sozinhas pela tecnologia, dando mais agilidade às suas equipes e confiança acerca dos dados.

Por exemplo, a gestão do estoque feita manualmente pode acabar trazendo vários erros e incongruências, principalmente se as suas equipes estiverem sobrecarregadas. Mas com a tecnologia, a informação se torna mais confiável e segura.

Integração dos setores

Para que uma empresa consiga trabalhar de maneira eficiente, é essencial que haja integração dos departamentos. O estoque e o setor de compras, por exemplo, precisam estar alinhados.

Infelizmente, trabalhar com planilhas e papéis não permite essa integração – e informações cruciais do seu negócio podem acabar sendo perdidas ou ficarem desatualizadas.

Vamos exemplificar com a gestão de estoque, que em muitas PMEs ainda é feita de forma manual por meio de planilhas.

Se um funcionário se esquecer de atualizar o estoque, o setor de vendas poderá comprar menos produtos do que o necessário, comprometendo a sua capacidade de atender os clientes. Ou, ao contrário, comprar mais do que o necessário, o que impactará o financeiro da sua empresa – e você poderá acabar com produto “encalhado”.

Quando seus setores trabalham em sintonia e a informação flui, é mais fácil para que toda a empresa esteja alinhada e as decisões sejam mais estratégicas.

Melhora na tomada de decisões

O gestor também se beneficia muito da transformação digital, especialmente porque ele passa a ter em mãos dados mais precisos sobre o seu negócio.

Assim, é mais fácil entender como estão as vendas, realizar projeções financeiras realistas, entender o comportamento de compra dos seus consumidores, avaliar os dias da semana com maior e menor fluxo de clientes e muitos outros pontos.

A partir de todos esses dados, é mais simples tomar decisões acertadas, que realmente impactem positivamente a empresa, como economias e cortes de gastos, agendamento de promoções, compra de produtos adequados às necessidades da sua clientela etc.

Permite uma gestão estratégica

Com tudo isso, é claro, que a sua gestão será muito mais estratégica. Afinal, todos os seus setores irão “falar a mesma língua” e você terá dados confiáveis para fazer suas projeções financeiras, estruturar seu setor de vendas, compreender e se relacionar melhor com seus clientes e tomar decisões mais acertadas.

O resultado é um crescimento mais sólido, sustentável e escalável da sua empresa. Além de permitir a diferenciação do seu negócio.

Com a tecnologia certa, você poderá reduzir seus custos operacionais e melhorar a sua margem de lucro, por exemplo, oferecendo produtos a preços mais competitivos e se destacando no seu setor.

Tudo isso se reflete nos resultados da sua empresa, que passa a se tornar mais lucrativa e eficiente.

Como investir na transformação digital?

Depois de ver todos esses benefícios, já está convencido a investir na transformação digital? Saiba que, ao contrário do que muitos pensam, não é preciso grandes aportes financeiros para colher bons resultados. Afinal, existem ótimas soluções tecnológicas pensadas justamente para as pequenas e médias empresas.

Veja algumas dicas importantes:

1. identifique o patamar tecnológico da sua empresa e saiba quais processos já contam com o auxílio da tecnologia;
2. analise se as ferramentas usadas estão adequadas ou são ultrapassadas. E se realizam a integração dos setores e se trazem os melhores resultados possíveis;
3. conheça os seus pontos fracos e gargalos operacionais e saiba o que precisa ser resolvido com mais urgência;
4. procure por soluções tecnológicas que ajudem a resolver esses problemas e que estejam de acordo com o seu setor de atuação e realidade;
5. avalie o grau de inovação dessas tecnologias e pense em longo prazo;
6. crie um grupo focado em transformação digital. Ele poderá buscar permanentemente soluções inovadoras e possibilidades de uso da tecnologia no seu negócio;
7. inclua a tecnologia também na sua estratégia de negócio;
8. fortaleça a cultura da inovação e capacite seus funcionários para usarem as tecnologias disponíveis e para pensarem de forma diferenciada.

Conclusão

É claro que a transformação digital não acontece da noite para o dia. Por isso, todo esse processo deve ser muito bem pensando e planejado. Você pode programar etapas para começar a digitalizar dentro do seu negócio, até que toda a sua empresa esteja em sintonia com as soluções mais modernas do seu setor de atuação.

Como você viu, a transformação digital é algo que já está ocorrendo na maioria das empresas. E negá-la atrasa o desenvolvimento do negócio e coloca em risco o seu potencial de crescimento.

Afinal, a tecnologia é essencial para automatizar processos, oferecer mais produtividade às equipes, integrar setores e melhorar a tomada de decisão, tornando qualquer gestão mais estratégica e eficiente, favorecendo o crescimento sustentável e escalável da empresa.

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