Ser dono do próprio negócio é o sonho de muitos brasileiros. Os interessados em buscar novas oportunidades para gerar renda, seja apenas para um extra ou com intenção de ter um negócio próprio, devem se atentar para alguns detalhes a fim de não fazer o sonho virar um verdadeiro pesadelo, afinal, trata-se de uma decisão importante que á de empreender.

Então, vamos logo ao ponto central, afinal de contas, como abrir uma loja? Qual a melhor maneira de organizar e planejar uma estrutura, como gerenciar as vendas e as finanças de uma loja? Quais são as documentações necessárias? São muitas questões…mas nesse post vamos te auxiliar a pensar com clareza nos passos iniciais e fundamentais para a abertura de uma loja. Vamos conferir?

Tirando o sonho do papel

A primeira etapa para começar a montar uma loja parece meio óbvia, mas faz todo sentido, já que será a primeira coisa que seus clientes vão se lembrar ao ouvir falar do seu negócio: sua marca. Já tem um nome? Definição de local da loja? Escolha do público-alvo? São fatores básicos que não podem ser ignorados, pois essas pequenas decisões podem fazer toda diferença no futuro do seu negócio, principalmente se você ama e quer viver do que faz.

Aproveite para anotar também se pretende manter o negócio em pequena, média ou grande escala e descreva os principais gastos de investimento para que comece a ter uma noção de lucro e fluxo de caixa, ou seja, invista em um bom plano de negócios para avaliar se o negócio é viável ou não. Lembre-se, todos tiveram um começo, portanto, avante!

Tenha atenção na gestão financeira

Um erro muito comum entre empreendedores iniciantes é o de misturar o dinheiro da empresa com o dinheiro pessoal. Por isso, é mais que necessária a gestão fiel de todas as entradas e saídas de uma loja, principalmente no início, além da separação de um salário fixo para os proprietários para que assim os lucros da empresa consigam ser “livres”. Outro ponto importante é pensar sobre o capital de giro, que é a quantia necessária para garantir que independente do que aconteça, seu negócio vai ter condições de continuar sem recorrer à empréstimos financeiros.

Já pensou em investir em contabilidade digital? Atualmente existem softwares que simplificam a gestão financeira, incluindo o trabalho do contador, que dentro da contabilidade digital atua como um consultor. Um exemplo de software é o Painel do Contador da ATS Informática que é oferecido gratuitamente aos escritórios e garante a integração e compatibilidade total com o ERP do mesmo fornecedor.

Garanta seus recebimentos e invista em conciliação de cartões

Se desde o princípio das transações comerciais de uma loja fossem definidas as formas de pagamento e as maneiras de controlar o recebimento das vendas seja em dinheiro, débito ou crédito, muitos dos problemas futuros de um lojista seriam evitados. Isso porque, a conciliação de cartões basicamente consiste na ação de conferir e validar informações sobre as vendas e verificar se esses valores batem com os valores a receber de cada venda, ou seja, significa ver se o registro de vendas bate com as informações repassadas pela máquina de cartão.

Existem diversas maneiras de realizar essa conciliação de pagamentos, mas a mais indicada é no investimento de um software que automatize essa gestão, pois nele estarão concentradas todas as informações e processos do seu negócio. Realizar essa conferência de taxas e compras nos cartões diretamente no ERP de maneira automatizada é prático pois economiza tempo, diminui a necessidade de funcionários, melhora o controle de vendas e taxas, de recebimentos e ainda reduz as margens de prejuízo.

Registro na junta comercial e Contrato Social

O Registro na junta comercial deve ser o primeiro passo para quem quer abrir uma loja, pois ele será exigido em todas as etapas que regem o processo de abertura. Apesar da variação da documentação exigida de estado pra estado, todos os documentos pessoais dos sócios ou do dono e o contrato social são obrigatórios. Após os pagamentos das taxas, será emitido o Número de Identificação do Registro de Empresa (NIRE).

Escolha um nome que não esteja sendo utilizado para que não seja impedida a liberação do seu negócio. Feito isso, faça um contrato social, que é um documento que comprova todos os objetivos e interesses das partes envolvidas, além dos dados e funções de cada um, bem como nome da loja e o capital inicial disponível.

Preciso ter CNPJ? 

Qualquer tipo de loja seja ela física ou virtual, precisa ser legalizada e emitir nota fiscal, e, para emitir nota fiscal, você precisa de um CNPJ. Caso decida não providenciar um CNPJ se abrir uma loja seja ela qual for, saiba que poderá ser multado, afinal é lei, e toda transação comercial precisa necessariamente de nota fiscal. Entendido?

O que é Inscrição Estadual?

A Inscrição Estadual muitas vezes pode ser confundida com Inscrição Municipal, basicamente, ela é composta por uma série de números e se parece muito com um CNPJ. Liberado pela Secretaria de Fazenda de cada estado no cadastro do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e prestação de Serviços), esse número é o registro formal de um negócio junto à Receita Estadual. Uma observação importante é o fato de que a  inscrição estadual é necessária para empresas que movimentam ICMS e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

O que é e como conseguir o alvará de funcionamento?

O alvará de funcionamento é um documento que confere à legalização do negócio, além da permissão do funcionamento do mesmo no local em que foi escolhido pelo dono. A maneira de conseguir varia de estado para estado, porém, normalmente, é emitido pela prefeitura da cidade.

Licença dos bombeiros

A solicitação da vistoria deve ser realizada no Corpo de Bombeiros da sua cidade, já que é o próprio órgão que verifica as normas de segurança do local e sinaliza quais são as adequações necessárias para que o local possa funcionar. A solicitação é feita por mediante o pagamento de uma taxa e agendamento de visita oficial do órgão ao estabelecimento, no caso de negócios físicos.

Existem muitos casos em que a empresa se configura como firma não estabelecida. Entram nessa categoria todos os profissionais que exercem atividade comercial onde é dispensada a existência de um local específico (sede própria), ou seja, que apresentam o endereço da empresa como sendo o mesmo endereço residencial. A legalização só é aceita caso no imóvel não exista espaço para recepção de clientes ou depósito de materiais/produtos.

Licença Sanitária

Essa licença é necessária mesmo que você não comercialize ou produza alimentos, ou seja, a licença é obrigatória para qualquer tipo de negócio. A guia de recolhimento destinada à solicitação fica disponível no site da Secretaria Municipal de Saúde.

Registro na Previdência Social

O pagamento dos tributos ao INSS devem ser formalizados por meio de uma inscrição junto à Previdência Social que deve ser realizada em até 30 dias após a abertura da empresa, e essa contribuição previdenciária deve ser paga regularmente independente da empresa ter funcionários ou não. Nesse aspecto, ficou claro que abrir uma loja não é um procedimento tão simples, mas para que não aconteçam problemas no futuro, é importante que o seu negócio esteja totalmente regulamentado, registrado e licenciado nos órgãos competentes.

Além disso, se for possível, invista em sistemas visam otimizar as rotinas de fechamento fiscal e emissão de notas fiscais, controle de operações de entradas e saídas interestaduais realizadas pelos contribuintes de ICMS, pois dessa forma o funcionamento da sua loja será muito mais eficiente.

Fique atento e não esqueça de escolher o ERP ideal 

Decidiu abrir a loja, já olhou, ponto comercial, documentação fiscal, contratos, vitrine, estoque, computadores e deixou para depois a aquisição de sistema ERP…Isso pode ser um erro que lhe dará muito trabalho, além de trazer problemas futuros, pois o cadastro das primeira compras e os gastos com documentação e despesas já devem estar dentro de seu (ERP), eles já fazem parte do custo da empresa e dos produtos que serão vendidos em seu negócio.

Nesse sentido, antes da abertura de um negócio é necessário pensar em um ERP que seja adequado para a loja, já que as inserções de metas, os cadastro de vendedores e outras informações relevantes já devem estar inseridas no sistema antes da abertura do negócio, os números devem vir primeiro que o momento de inauguração, assim você já inicia com segurança e diminui riscos em seu negócio.

Agora que você já sabe quais são as documentações, cuidados e processos necessários para abertura da sua loja, ficou fácil de alavancar suas vendas e fazer do seu empreendimento uma mina de sucesso! Para te ajudar ainda mais na alavancagem do seu negócio e entender um pouco mais sobre como utilizar um sistema ERP, não deixe de conferir nosso e-book prático de gestão do varejo!