Não são apenas as vendas fracas que derrubam a renda da sua loja. As perdas operacionais ao longo dos processos internos da empresa também acumulam e se tornam um enorme problema. E o pior: perdas no varejo são difíceis de detectar. Então como evitar esse prejuízo?

O volume total de perdas em 2018 foi o equivalente a R$ 21,4 bilhões ou 1,38% do faturamento líquido das empresas. As empresas do segmento de construção e acessórios para o lar apresentaram índice ligeiramente abaixo da média, com 1,02% de perdas sobre o ganho líquido. Há países em que o impacto é inferior a 1%.

Esse é o montante que deixou de entrar na conta da empresa por conta de quebras operacionais (36%), furtos externos (20%), erros de inventário (13%), furtos internos (11%) e erros administrativos (9%).

É praticamente impossível reduzir as perdas no varejo a zero. Quanto maior a organização, maior a complexidade, o que requer mais sofisticação, investimento e inteligência no combate ao desperdício. No entanto, atuando no foco dos problemas, é possível reduzir o suficiente para que as perdas tenham impacto mínimo. Confira abaixo os mais comuns.

Falta de controle de estoque

O armazenamento é uma área crítica em qualquer empresa. A falta de planejamento nas compras de produtos, ausência de inventários, problemas de segurança e controle precário são apenas algumas das causas dos problemas no estoque. Em menor escala, elas também provocam perdas financeiras.

Tanto o excesso quanto a falta de produtos acarretam perdas para o varejista. Estoque parado é dinheiro parado — e todo comerciante sabe que o capital precisa circular para gerar mais capital.

O armazém também concentra os problemas mais comuns que provocam perdas no varejo: a ruptura de estoque e a quebra operacional. O primeiro ocorre quando um cliente quer comprar, porém o produto está indisponível; já o segundo ocorre quando, no momento da venda, o produto estocado está danificado ou fora do prazo de validade.

Solução

Execute o inventário do estoque durante períodos determinados — mês, trimestre, semestre ou ano de acordo com o tamanho e a necessidade da empresa. Essa prática, complementar ao controle regular de estoque, ajuda a identificar e prevenir maiores perdas em um dos setores mais críticos do seu comércio.

É importante que sua equipe conte com o apoio de tecnologias que automatizem o processo, como leitores óticos conectados a um sistema integrado de gestão. Na verdade uma gestão profissional do estoque capaz de reduzir ao máximo o volume de perdas só é possível com o auxílio de softwares ERP, que reúne e processa informações do produto desde o recebimento até a venda.

Ausência de uma política de prevenção de perdas

Uma das principais medidas para parar de perder dinheiro é adotar uma política de prevenção de perdas. Sem um instrumento dessa natureza, a redução dos desperdícios ao longo dos processos se torna algo mais voluntarioso, de iniciativa individual, do que padronizado. No fim, os resultados permanecerão insatisfatórios.

Solução

Adote uma política de prevenção de perdas incluindo todos os funcionários na sua construção. Elabore indicadores de performance, defina períodos para os inventários, centralize o lançamento das notas fiscais de compra no software ERP e treine o pessoal para minimizar os desperdícios.

É claro que, se possível, é importante dedicar profissionais para realizar auditorias e coordenar ações de prevenção de perdas, atuando de forma integrada com outros departamentos.

Processos internos falhos

Você sabe exatamente quantos procedimentos estão envolvidos na geração de uma nota fiscal na sua empresa? E quantas atividades são necessárias desde o recebimento e conferência das mercadorias até o seu correto armazenamento e endereçamento no estoque?

Qualquer empresa funciona sobre o tripé pessoas, processos e tecnologias. Se um deles está desalinhado em relação aos demais, os negócios não fluem como deveriam e geram mais custos para o empreendedor. A definição e mapeamento de todos os processos internos de uma organização é essencial para a otimização dos resultados.

Por outro lado, quando os processos são conduzidos de maneira intuitiva, de acordo com o ‘faro’ de cada sócio ou funcionário, o nível do serviço cai. E quando há uma falha eventual, ela é difícil de ser localizada e sanada.

Solução

Estabeleça diretrizes, desenhe e monitore os processos na sua organização. Em empresas menores, o empresário concentra essa tarefa, mas quando há um maior grau de complexidade, é importante ter gestores setoriais capazes de criar e verificar processos.

Um software ERP reproduz, em ambiente digital, todos os processos de uma empresa. Ele controla o fluxo de informações e regula os acessos de acordo com o nível funcional de cada colaborador. Um bom sistema integrado ajuda a aplicar e monitorar os procedimentos internos de um negócio.

Uso de métodos rudimentares de controle

Prancha, papel e lápis funcionam. Planilhas eletrônicas também. Mas a que custo? Apesar de serem aparentemente gratuitos ou terem um custo muito baixo, esses métodos demandam mais tempo do gestor para realizar atividades simples, são mais suscetíveis a erros e os dados são armazenados de maneira insegura ou pouco prática.

Se você quiser saber, em detalhes, a evolução dos resultados financeiros do seu negócio nos últimos cinco anos, precisará resgatar uma papelada guardada em volumosos gaveteiros ou ir atrás de arquivos eletrônicos que podem estar corrompidos.

Solução

Mais uma vez, utilize um software dedicado à gestão e corretamente dimensionado para o porte e segmento de atuação da sua empresa. Evite programas com módulos em excesso que encarecem o produto e permanecerão ociosos. O bom sistema integrado deve se adaptar ao seu negócio e ser suficientemente flexível para abarcar o crescimento.

Um sistema ERP é capaz de armazenar e resgatar dados de todas as operações gerenciais, exibindo relatórios instantâneos em uma interface personalizada. Essa agilidade proporciona uma tomada de decisão mais rápida e fundamentada em dados.

As perdas no varejo provocam problemas financeiros de maneira mais frequente do que você imagina. Muitas delas são difíceis de detectar, porém colocam qualquer varejo em situação vulnerável, levando o empresário a perder dinheiro periodicamente. Tecnologias, métodos gerenciais e pessoal capacitado são as soluções mais frequentes para esse tipo de situação.

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