As transações por meios digitais de pagamentos ocorrem com uma frequência cada vez maior nos estabelecimentos comerciais brasileiros. Mas tão importante quando colocar maquininhas no ponto de venda é realizar a conciliação de cartões.

Já explicamos aqui no blog o que é conciliação, por que todo comerciante deve adotar esse procedimento e como executar esse tipo de auditoria nas contas da empresa.

Hoje, vamos mostrar quais são os principais erros que temos visto os lojistas cometerem na gestão de pagamentos e como evitá-los.

Gestão de cartões: erros comuns na conciliação

1. Executar o controle exclusivamente à mão

Em primeiro lugar, temos o barato que sai caro. Maquininhas de cartão emitem filipetas assim que o pagamento é realizado; elas são armazenadas pelo lojista e podem constituir evidência na hora da conciliação, especialmente em casos de fraudes e chargebacks, como veremos no tópico seguinte.

Muitos lojistas usam apenas anotações das vendas em cadernos ou planilhas e posterior conferência das filipetas para fazer a conferência de valores e taxas cobrados pelas bandeiras e adquirentes. O problema é que o método, além de ser trabalhoso, é sujeito a falhas humanas e consome boa parte do tempo do empreendedor.

Um sistema de conciliação de pagamentos integrado ao ERP consegue executar as conferências e emitir uma documentação válida com eficiência e confiabilidade muito maiores. Basta que o lojista cadastre os meios de pagamentos e informe as taxas contratuais para que o sistema faça a verificação periódica.

É importante lembrar que, mesmo com a automação desse processo, é importante guardar as filipetas para ter material probatório na hora de solicitar reembolsos. Semanal ou mensalmente, compare os dados do software e os relatórios das adquirentes e bandeiras com os comprovantes armazenados.

2. Não dar atenção aos chargebacks

Chargebacks são descontos que as adquirentes fazem no repasse dos valores das compras nos cartões de crédito aos lojistas. Esses custos ocorrem quando o cliente informa que não fez determinada compra no cartão ou que o produto não foi entregue — no caso do e-commerce.

O fato é que o prejuízo dos chargebacks — que podem ou não ser associados a fraudes financeiras — ficam por conta do varejista. Uma conciliação que dá pouca atenção aos estornos pedidos pelos clientes é falha e deixa a empresa vulnerável.

Chargebacks podem ter uma origem legítima — por exemplo, quando um cartão é clonado e usado para fazer compras em sua loja –, mas também podem ser tentativas de o cliente reaver o dinheiro mesmo tendo realizado a compra — ou seja, autofraude.

Portanto, é necessário observar com cuidado todos os chargebacks emitidos pela adquirente e usar as filipetas para comprovar uma possível tentativa de golpe. Essa prática pode ajudar a empresa a evitar problemas sérios de caixa e estagnação do negócio.

3. Fazer um acompanhamento precário das taxas

Quando a conciliação é feita à mão, é muito fácil deixar passar cobranças indevidas: taxas além do que foi contratado, alíquotas em excesso, juros a mais em compras parceladas, entre outros problemas.

Tudo isso, quando incide sobre uma grande escala de vendas, resulta em um prejuízo financeiro doloroso para o bolso do lojista. Nesse aspecto, enfatizamos: não confie apenas na sua atenção e capacidade de fazer contas na hora de conciliar cartões.

O uso de sistemas integrados com conciliador de pagamentos é a melhor maneira de fazer um pente fino em todas as operações de vendas sem comprometer o trabalho cotidiano dos gestores. Assim, o empreendedor ganha tempo para se dedicar ao seu negócio, estabelecendo relacionamentos e parcerias produtivas, sem deixar um ponto cego no aspecto da conciliação.

4. Passar longos períodos sem fazer a conciliação

Os pagamentos com cartões de crédito demoram 30 dias para cair na conta da empresa — às vezes menos, caso o empresário peça antecipação de recebíveis ou o prazo contratado seja menor. O período de conciliação não pode exceder muito esse intervalo.

É comum achar que a conciliação é um detalhe e que, fazendo o serviço de vez em quando, será possível pescar alguma irregularidade. Mas erros nos processamentos das vendas, inclusão de taxas abusivas e tentativas de fraudes são mais comuns do que se imagina.

Segundo um levantamento do SPC e da CNDL, entre março de 2018 e março de 2019, 8,9 milhões de brasileiros foram vítimas de algum tipo de fraude; clonagem de cartões de crédito (41%) é, de longe, a mais comum.

Trata-se apenas de um dos problemas identificáveis na conciliação. Há equívocos que podem ser oriundos de uma falha na conexão da maquininha ao sistema da adquirente, por exemplo — o que faz com que a compra seja efetuada no ERP, porém o valor não chegue à conta corrente no prazo acordado.

Portanto, confira sempre o sistema de conciliação do ERP e faça uma checagem com as filipetas emitidas pela maquininha ao menos uma vez por mês.

O que observar ao conciliar cartões

Taxas de adquirentes (negociadas x pagas)

Existem várias opções de maquininhas no mercado de pagamentos e cada fornecedor tem um método próprio de cobrança. Alguns cobram taxas únicas no momento da contratação, outros vendem o aparelho e há quem cobre um “aluguel”.

Além disso, sobre cada operação incidem taxas que variam de acordo com o método de pagamento (crédito ou débito) e, no caso do crédito, os juros aumentam conforme o número de parcelas. Tudo isso precisa estar em contrato e devidamente cadastrado no ERP.

Parcelas permitidas nas compras (contratado x efetuado)

No contrato firmado com o fornecedor da maquininha, deve estar descrito quantas parcelas são permitidas, quais as taxas para cada parcelamento e os prazos de pagamentos.

Esses dados devem também ser incluídos no sistema de conciliação do ERP para conferência automática. Caso alguma taxa seja cobrada com alíquota diferente, o sistema comunica a divergência para que o lojista tome as providências.

Validação de repasses

Por fim, a conciliação bancária é a última etapa. Trata-se da verificação do recebimento dos valores na conta bancária da pessoa jurídica — e em qual delas, caso exista mais de uma.

Todo esse processo de conferência ajuda a desenvolver uma disciplina necessária para a gestão financeira do negócio. Ciente do que entra, do que sai e do que deve entrar em qual data, o lojista pode planejar melhor as compras e conseguir preços mais competitivos.

A conciliação de cartões, em um país no qual a moeda digital toma cada vez mais espaço das cédulas físicas no mercado de pagamentos, é essencial para a saúde financeira da empresa. Evitar os erros comuns apontados acima é uma maneira de minimizar as perdas e ter uma margem de lucro maior.

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