Todos os processos executados em sua empresa são partes importantes de um elo que, como um todo, tem grandes potencialidades de afetar os demais: seja de maneira positiva, seja de maneira negativa.

Um dos processos que está na base do fluxo de trabalho da empresa certamente é o recebimento de mercadorias. Por ter um peso tão grande no fluxo, na saúde do estoque e também na parte tributária, merece uma atenção especial. Saiba como otimizar esse processo para lucrar mais!

Por que buscar meios de otimizar o recebimento de mercadorias?

Fazer uma mudança nessa parte do processo envolve mudar a forma como os demais passos serão organizados e se integrarão com todos os outros. Por isso, a otimização do recebimento de mercadorias pode ser um importante ponto de partida para analisar e corrigir falhas em outros processos – ou, quem sabe, encontrar e ampliar êxitos da equipe.

As etapas do recebimento de mercadorias

Essa atividade começa muito antes de os caminhões estacionarem para a entrega em sua empresa, com notas fiscais e diversas caixas.

O trabalho do setor de compras é essencial no aproveitamento das melhores condições, descontos e parcerias, e sua demanda é produzida por análises minuciosas do fluxo de caixa e estoque. Olhando dessa forma, fica mais fácil perceber como existe uma cadeia de interdependência entre todos esses setores, mas falaremos sobre isso adiante.

Em relação às etapas do recebimento, podemos categorizá-las da seguinte forma:

• Agendamento: após a compra, comprador e distribuidor organizam o melhor horário para a descarga;

• Identificação da compra: as duas partes validam os dados da nota, se está de acordo com as compras realizadas pela empresa;

• Conferência: o comprador verifica se todos os produtos dispostos na nota conferem com o volume entregue;

• Análise de avarias: ocasionais itens danificados são separados e enviados de volta para o distribuidor;

• Separação: os produtos geralmente são pré selecionados e separados em categorias, para que possam ser divididos entre os diferentes setores de estocagem;

• Cadastro: nesse momento, os produtos passam efetivamente a integrar o banco de dados da empresa, seja em seu ERP ou outro tipo de programa ou planilha responsável pela organização dos produtos.

Os possíveis problemas relacionados ao recebimento de mercadorias

Falamos que o recebimento de mercadorias é um processo que está na base da dinâmica do varejo, e não é difícil perceber como ele pode ocasionar possíveis problemas e êxitos ao negócio. Entre os mais comuns, podemos citar:

Fraudes

Não verificar pontos como precificação, quantidade e demais especificações da nota podem fazer com que a empresa acabe perdendo um número considerável de materiais;

Falta de sincronia

O recebimento de mercadorias é um trabalho que mobiliza muito pessoal da empresa. Se não for bem organizado, é capaz de causar grandes transtornos, de filas de caminhões até problemas na organização do espaço e falta de tempo hábil para uma realização adequada das verificações;

Inconsistências de cadastro

Esse erro pode partir de ambos os lados, e é por isso que uma boa estruturação por parte do comprador ajuda a facilitar em muito a identificação de problemas como este. Os erros não são apenas em relação ao tipo e volume do produto, mas também seu preço faturado, lotes, códigos;

Problemas na organização do ambiente

A sobrecarga e a limitação de tempo dos entregadores, assim como do próprio pessoal, pode acabar atrapalhando a conferência, que deve acontecer entre as duas partes para que seja efetiva. E não falamos apenas da falta de espaço, mas também da falta de meios e pessoal para cadastro, a agilidade de conferência e separação.

Dicas para resolver os principais problemas de recebimento de mercadorias

Para ter o melhor aproveitamento possível no momento do recebimento de mercadorias e ser capaz de otimizar esse processo junto com todos os demais que estão ligados e/ou dependem dele, algumas medidas práticas podem ser tomadas:

Automatize a lista e o disparo de compras

Com um sistema de ERP integrado, você pode analisar os produtos com maior saída e cadastrá-los em nível de prioridade, de forma que a ausência de um determinado produto com prioridade já gera a necessidade de compra e prepara seu disparo com o fornecedor, agilizando o processo e evitando o trabalho manual do setor de compras, que precisa apenas verificar a efetividade daquela demanda e permitir sua compra.

Automatize a conferência dos produtos

A conferência é outro momento crítico para evitar desperdícios, por isso deve ser sempre feita de forma minuciosa. A conferência pessoal não deve ser substituída, e sim reforçada como uma etapa extra de confirmação, que já contém de forma inteligente todos os critérios de conferência, esperando apenas pela confirmação das duas partes.

Tenha um efetivo para mobilizar na separação

Ou equipamentos adequados para agilizar o processo de separação, de acordo com o tipo de produto que se maneja. O importante é ter um bom planejamento antecipado para o recebimento, de forma que se consiga mobilizar temporariamente um efetivo que ajude nos processos.

Tenha um pessoal treinado

É muito importante que os colaboradores se mobilizem como uma equipe, mesmo sendo de setores diferentes. Todos devem ter um overview dos mais diversos processos da empresa, de forma que possam oferecer auxilio de qualidade em outros setores além dos seus próprios.

Mantenha uma boa relação com os fornecedores

Esse bom convívio pode ser construído de diferentes maneiras, sendo uma delas o trabalho bem estruturado de conferência, o que evita inconsistências e indisposições entre as duas partes. Quanto mais rápido e otimizado for o trabalho para vocês, também será para eles, e isso aumenta a produtividade para ambos, o que gera uma relação mútua de ganhos. Isso faz com que as duas partes queiram voltar a fazer negócios e, mais que isso: possam se auxiliar e oferecer melhores condições.

Incorpore

Tecnologizar o ambiente não significa o excesso de aparatos complexos mas, pelo contrário, simplificar todos os processos, de maneira que exista um denominador comum na comunicação de diferentes setores da mesma empresa. É disso que se trata, em última instância, a incorporação!

As compras, o transporte, a estocagem, o faturamento: tudo isso é captado e organizado por uma única estrutura, que no caso das empresas de varejo, em sua grande maioria, envolve os ERPs, sistemas integrados de gestão empresarial, que podem ser customizados de acordo com as estratégias e demandas de cada empresa.

A ATS informática oferece as melhores solução de ERPs para integrar seus processos com muito mais qualidade, suporte e customização. Conheça mais sobre nosso trabalho, nossos cases e o sistema que oferecemos em nossa página.

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