Os dados da sua empresa estão expostos a inúmeros riscos. Perdas, roubos, extravios, panes técnicas, ataques cibernéticos e até catástrofes naturais podem colocar em risco todas as operações da sua empresa se, de alguma maneira, atingirem o sistema de informações, seja ele físico ou digital. Existem métodos de segurança de dados para mitigar essa exposição: o mais simples e de menor custo é o backup.

Se você ainda não tem uma cópia dos arquivos da sua empresa, está na hora de providenciar. Explicaremos adiante por que você deve adotar essa linha preventiva de proteção das informações e como desenvolver boas práticas de backup na sua organização, independente do porte e do setor de atuação. Siga a leitura.

O que é backup?

O termo não tem tradução exata para o português, mas refere-se à prática de criar uma cópia dos dados em um local seguro. Caso os arquivos originais sejam danificados, corrompidos, descartados acidentalmente ou até mesmo sequestrados, as informações podem ser resgatadas do backup.

Um backup é um método inteligente e seguro de proteção das informações. Se você usa planilhas de controle financeiro e métodos mais rudimentares de gestão, é possível fazer backups usando pen-drives, HDs externos ou um serviço em nuvem. Mas se você já fez a migração para um sistema ERP, o próprio software conta com essa funcionalidade, permitindo a realização de backups automáticos.

Entenda a seguir 5 motivos para você adotar uma política de segurança de dados na sua empresa e quais os maiores problemas que você pode evitar ao simplesmente manter um backup atualizado das informações.

5 razões para ter um backup na sua empresa

1. O custo é baixo em relação ao risco

Informações, assim como qualquer outro ativo, constituem um patrimônio da empresa. É importante destacar que dados de clientes e fornecedores também circulam nos sistemas organizacionais, o que exige cautela extra. A perda desses dados compromete não só as operações — forçando uma parada completa das vendas até que o sistema seja restabelecido —, como também a credibilidade da companhia.

Apesar disso, a perda de dados é um problema sério em empresas do mundo inteiro. Segundo um estudo da IBM, megaviolações — quando há perda de mais de 1 milhão de registros — podem custar entre US$ 40 milhões e US$ 350 milhões às organizações.

Manter um backup não é barato. Envolve custos recorrentes diretos e indiretos com infraestrutura de rede, drivers, servidores ou serviços de armazenamento em nuvem externos. No entanto, a exposição pode ter um custo exponencialmente superior, podendo inclusive inviabilizar o negócio.

2. A empresa protege seus ativos contra ameaças virtuais

Sabia que 40% dos negócios na América Latina sofreram algum tipo de infecção por vírus? Segundo a consultoria de segurança digital ESET, 2 em cada 3 empresas sofreram algum tipo de incidente de violação em 2018.

E o pior: não existem poucos malwares ou técnicas de captura de máquinas e roubo de dados. Criminosos virtuais usam métodos básicos, como engenharia social, para conseguirem acesso remoto a computadores da empresa. Uma vez com essa “permissão”, eles podem provocar sérios danos ao sistema de informações. Uma das técnicas mais perigosas e sofisticadas é o ransomware, programa malicioso que impede a inicialização da máquina e só libera mediante um pagamento — como se fosse um sequestro virtual.

Se a empresa tiver um backup, o dano é mínimo, basta trocar o computador e restabelecer os dados. Caso contrário, o empresário sofrerá um sério prejuízo financeiro.

3. As informações permanecem protegidas contra danos físicos

Em uma estrutura doméstica de servidores, as máquinas podem sofrer avarias durante intempéries climáticas — uma forte chuva, por exemplo. Quando o equipamento físico é danificado, os dados ficam inacessíveis ou mesmo são destruídos.

Há também riscos associados a imperícias de funcionários, acidentes de trabalho, dano proposital ao equipamento, panes elétricas, falha no resfriamento e outras possibilidades que não podem ser descartadas.

Com um backup, o único prejuízo se refere à troca do equipamento danificado. Assim que a substituição é realizada, os dados podem ser resgatados e restaurados, garantindo a continuidade dos negócios sem maiores traumas.

4. A empresa salva sua reputação — e os negócios

Imagine tudo o que seu sistema de gestão é capaz de realizar cotidianamente. Controle de estoque, emissão de notas fiscais, compras e pagamentos programados e inúmeras outras operações. O que aconteceria se tudo isso, de uma hora para outra, se tornasse impossível? Como manter os processos funcionando?

O efeito imediato é a interrupção do atendimento aos clientes. Em pouco tempo, os pedidos de reposição de estoque aos fornecedores sofrem atrasos e diversas áreas da organização ficam com funcionários parados e os clientes somem. Não é difícil imaginar onde essa cena termina.

O backup dos dados do sistema garante que a empresa perce o mínimo tempo possível diante de uma pane ou imprevisto, ajudando a normalizar a situação sem maiores percalços. Com isso, os prejuízos à imagem da empresa são mínimos, uma vez que o restabelecimento dos serviços é ágil e pouco atrapalha a rotina de negócios.

5. Os dados podem ser armazenados remotamente

Uma das maneiras mais eficientes de controlar os custos do backup na empresa é usando o armazenamento em nuvem. Os dados são alocados em servidores remotos de um serviço especializado, que cuida da segurança e da integridade das informações. O valor cobrado refere-se a um custo fixo mensal e á vários planos que permitem o aumento na escala com o crescimento da empresa.

É claro que muitos empresários preferem não confiar as informações corporativas a outro serviço. Mas pense comigo: os custos para manter um parque próprio de servidores, resfriar o ambiente para evitar uma sobrecarga, realizar manutenção preventiva e outros desembolsos terminam por tornar a prática de backup um imenso fardo.

Toda empresa precisa ter uma política de backup das suas informações. Não adianta esperar que os incidentes passem ao largo: problemas envolvendo a segurança de dados ocorrerão. O que vai determinar a extensão dos danos é o quanto você estár preparado para enfrentar essas situações. Se tem um backup atualizado, metade do caminho já foi percorrido.

Se você quer saber como funciona o backup integrado a um sistema ERP, conheça agora o Resulth Backup, solução oferecida pela ATS Informática.