Estoque é um custo necessário para o funcionamento de qualquer negócio, em especial no varejo e indústria. Sem uma gestão eficiente, o armazenamento de produtos se torna um prejuízo financeiro constante. Por outro lado, o controle de estoque eficiente agrega valor à atividade e pode constituir um diferencial competitivo no mercado.

Mesmo com tecnologias de apoio à gestão do estoque disponíveis, não é raro ver empresários que tocam o negócio com base na intuição. No artigo de hoje, vamos explicar como adotar a prática de administração de materiais, quais as ferramentas que você pode utilizar e como evitar perder dinheiro com armazenamento de mercadorias.

Estoque: o custo invisível

Estoques são inventários de matérias-primas, produtos inacabados e bens para venda direta que as organizações mantêm para atenderem plenamente às necessidades de seus clientes. Assim como as próprias empresas, o estoque é orgânico: responde a picos e baixas de demanda, ganha complexidade quando o negócio se desenvolve e se transformam em ativos valiosos com o tempo.

No entanto, quando negligenciado, passa a gerar custos cumulativos. Material parado não só ocupa espaço útil da área da empresa como também é investimento que não gera receita — sem mencionar os casos em que há materiais perecíveis. Atualmente, o lógico é manter volumes mínimos, porém sem gerar ruptura de estoque — quando o cliente quer comprar e o produto não está disponível.

Mas como chegar a esse número mágico? Uma varejista de construção, por exemplo, pode ter centenas ou milhares de categorias de produtos, cada uma agregando diversas marcas voltadas para públicos distintos. Como controlar cada uma para que nada falte ou sobre?

Controle de estoque: 5 dicas preciosas

1. Ajuste o volume do estoque à demanda

A KPMG, uma das maiores firmas de consultoria de negócios do mundo, entrevistou centenas de executivos de empresas globais para entender quais as expectativas para o mercado até 2020. Segundo a sondagem, 56% deles afirmaram que toda a cadeia de suprimentos — na qual o estoque é um dos elos — será orientada pela demanda e centrada no consumidor.

Ou seja, será cada vez mais difícil ver grandes almoxarifados por aí, ao passo que gestores devem manter as rédeas curtas sobre os custos das operações, garantindo preços competitivos. Para fazer esse ajuste, existem várias metodologias cuja eficácia depende do setor e porte do negócio. Uma das mais conhecidas é a Curva ABC.

O método se baseia no princípio de que 20% dos itens estocados geram 80% do valor das vendas, enquanto outros, apesar de necessários no catálogo, são menos comercializados.

Para saber quais são os seus campeões de estoque e quais podem ter ordens de compra reduzidas, elabore uma tabela simples com, no mínimo, 5 colunas: nome do item, quantidade vendida nos 12 meses anteriores, valor unitário, valor gerado no período — obtido pela multiplicação das unidades vendidas e seus preços — e o percentual de participação nas vendas. Para uma maior precisão, pode-se incluir uma coluna com o código de cada um.

Os itens que somam aproximadamente 80% na participação das vendas fazem parte da categoria “A”. Os intermediários, que respondem por cerca 15% são alocados na “B”. Já os que têm peso de até 5% nas vendas totais fazem parte da “C”.

Com essa metodologia, fica mais fácil saber quais produtos priorizar na hora de fazer pedidos. Assim, seu estoque será mais eficiente, você economiza dinheiro com a redução de custos e torna mais improvável um cenário de ruptura.

2. Controle o ponto de recompra de cada produto

Evite conduzir um carro com combustível na reserva. É o que aprendemos em qualquer autoescola. Quando o marcador encostar no vermelho, é hora de reabastecer. No controle de estoque não é tão diferente: não é necessário esperar que um produto esgote para renovar a compra.

Para saber exatamente o nível crítico do marcador, é necessário entender o giro do estoque, observando o histórico de vendas de cada item, o tempo que decorre entre a realização do pedido e a efetiva entrega pelo fornecedor e o tipo de produto.

Por exemplo, se, em um mês normal, sua empresa vende 50 bacias sanitárias, renove o estoque sempre que o volume atingir esse nível prudencial, adquirindo outras 50. A fórmula ideal do estoque de segurança é a multiplicação entre a média diária das vendas pelo tempo de entrega pelo fornecedor.

Como qualquer decisão corporativa, o ponto de recompra deve ser baseado em dados. Por isso, é fundamental contar com um software de gestão no apoio ao controle de estoque.

3. Coordene as áreas da empresa

Há situações em que o estoque sofre porque não há integração entre os setores. A área de vendas se preocupa com as metas, o financeiro foca no caixa e, mesmo em períodos de alta no mercado, a empresa enfrenta problemas financeiros.

No varejo, sem estoque nada funciona. Embora o armazenamento de materiais seja visto como setor intermediário, o seu controle é essencial para a concretização das vendas e satisfação dos clientes. Portanto, todas as áreas do negócio precisam estar conectadas com o estoque.

Para isso, algumas práticas são cruciais: profissionalizar a comunicação na empresa, alocar profissionais dedicados para o controle de estoque, estabelecer um controle informatizado de entradas e saídas com autorização de acesso para outras áreas e realizar ações conjuntas — como promoções com descontos nos preços para vender itens encalhados.

4. Utilize um sistema informatizado

A velocidade com que as vendas acontecem atualmente é incompatível com processos internos analógicos nas organizações. O controle do estoque é mais eficiente quando existe um software ERP de ponta a ponta, registrando a trajetória do produto desde a sua entrada até o fechamento da venda — tudo com leitores óticos e códigos de barras padronizados.

Com a tecnologia, também é mais fácil controlar processos de devolução e trocas de mercadorias e descarte de produtos avariados. Além disso, o inventário do estoque pode ser feito com mais agilidade e frequência com uso de coletores de dados. Essa prática também facilita o rastreamento do produto até a origem e permite gerar alertas quando o nível do estoque de algum item está baixo.

5. Estabeleça parcerias

Há fornecedores que só fecham vendas a partir de determinada quantidade ou vendem apenas conjuntos nos quais nem todos os produtos têm demanda, o que acaba lotando o armazém e gerando perdas. Por meio de parcerias de negócios, é possível fechar pedidos em maior quantidade a um preço mais competitivo.

É uma prática que extrapola o controle de estoque e influencia na gestão dos negócios. Mas qual o empresário que não quer gastar menos nas compras e aumentar a margem de lucro? No Brasil, há farmácias que atuam no modelo de cooperativas para conseguir melhores preços com os fornecedores de medicamentos e, assim, ter margem de preço para competir com grandes redes.

Não tem para onde fugir: a eficiência do seu negócio depende diretamente do controle de estoque. Não adianta investir em outras frentes quando há um gargalo interno que impede a comunicação imediata entre o armazém e o caixa. Para esse problema, não existe solução única, mas um conjunto de práticas e metodologias para melhorar os processos internos. No entanto, é certo que a produtividade tende a ser maior com o uso de um programa de gerenciamento.

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