Na hora de escolher um sistema de gestão, existem muitas métricas e informações que os empresários podem usar. E uma das mais importantes é, sem dúvida, o retorno sobre investimento (ou apenas ROI).

Esse é um dado usado para ajudar na tomada de várias decisões. Afinal, ele é capaz de mostrar o quanto determinado investimento trará de retorno a empresa. No caso do sistema de gestão, é possível avaliar e comparar diversas soluções, encontrando aquela que seja mais vantajosa para o seu negócio.

Quer entender melhor esse dado e descobrir como calcular o retorno sobre investimento do sistema de gestão empresarial? Continue a leitura!

O que é Retorno sobre Investimento (ROI)?

O Retorno sobre Investimento é uma métrica que indica o quanto a empresa ganha a partir do investimento em uma determinada ação.

Esse índice pode ser usado para diversos pontos, como: estratégias de marketing e publicidade, ações de mídia paga e até a compra de tecnologia, como no caso dos softwares de gestão.

Assim, o empresário consegue visualizar de forma clara quais são os investimentos que valem a pena. E também quais podem ser deixados de lado. A partir dessa análise, ainda é possível pensar em maneiras de otimizar seus investimentos para que eles tragam resultados mais expressivos.

Ou seja, com o ROI, é possível entender melhor como cada iniciativa contribui para o resultado geral da empresa. E até projetar de antemão esses possíveis retornos, tomando decisões mais acertadas.

Para calcular o ROI de um sistema de gestão, é preciso analisar dois fatores que irão impactar nesse cálculo:

• os benefícios que essa ferramenta trará ao negócio;
• e os custos desse investimento.

Como calcular o Retorno sobre Investimento do sistema de gestão?

Existem muitas maneiras de você realizar o cálculo do ROI. De qualquer forma é essencial avaliar as economias que o software trará ao seu negócio e os custos que você terá com a compra da ferramenta e a implementação. Veja as principais dicas.

1. Avalie os benefícios intangíveis

Nem todos os benefícios trazidos por um software de gestão poderão ser metrificados e usados no cálculo do ROI. Entre eles podemos citar a melhora na eficiência e na produtividade das suas equipes. Além de uma gestão financeira acertada, a integração dos seus departamentos e a redução da inadimplência.

Embora esses itens não possam ser medidos, eles também trazem um impacto positivo muito grande às empresas e precisam ser considerados, ainda que não seja na fórmula do ROI.

2. Metrifique os benefícios tangíveis

Contudo, existem muitos outros benefícios que podem ser mensuráveis e que ajudarão a calcular o retorno sobre investimento. Como:

Redução de custos operacionais

Ao alocar recursos de forma adequada e automatizar tarefas, os sistemas de gestão reduzem também a necessidade de horas extras, mão de obra adicional e refação de trabalhos. Em média, essas ferramentas conseguem economizar 9% dos gastos com as atividades operacionais.

Redução de inventário

O sistema de gestão ajuda a melhorar o planejamento e o controle de todos os itens da empresa, tanto da matéria-prima, como do estoque e dos itens comercializados. Em média, a economia nesse item é de 32%.

Redução do ciclo de processamento interno

Esse é o tempo médio em que a empresa leva até receber determinado pedido e realizar a entrega ao cliente. Empresas que trabalham com pedidos muito grandes e fluxo intenso de operações podem usar um sistema de gestão para automatizar e integrar os setores, com uma redução de até 20% do tempo gasto nesse ciclo interno.

Redução do tempo e dos erros fiscais

Emitir notas fiscais, exportar e enviar informações ao Fisco, organizar as notas recebidas e diversas outras atividades fiscais e contábeis podem tomar bastante tempo dos funcionários. Caso essas informações não sejam cuidadas adequadamente, a empresa ainda sofre riscos de multas e sanções.

Muitas dessas atividades são feitas de forma automática pelos sistemas de gestão, assim que uma venda é realizada, por exemplo. Isso significa redução no tempo e nos erros fiscais. O que é capaz de implicar em até 19% de economia nesse setor.

Aumento da receita

Gerenciando melhor todos os setores do seu negócio, fica mais fácil otimizar processos, realizar economias adequadas e até ter em mãos informações gerenciais primordiais (como: produtos que seus clientes mais compram, melhores e piores dias da semana para as vendas, marcas com maior e menor saída e margem de contribuição etc.).

Assim, será mais fácil pensar em boas promoções e ações que ajudem a aumentar a receita do seu negócio. A estimativa é de um aumento de até 11% nesse setor.

Todas essas porcentagens são indicativos aproximados do mercado e foram retiradas do livro “Implantação de Sistemas ERP”, do autor Colangelo Filho.

3. Avalie os custos com o sistema de gestão

Além de considerar os benefícios que a solução trará, você também deverá contabilizar os custos. Esses custos podem ser variáveis dependendo de cada tecnologia.

Alguns dos custos que podem ser cobrados são:

• arquitetura do software: varia dependendo das funções e módulos disponíveis, da flexibilidade de implementação, da necessidade de customizações e da aquisição de módulos extras;
• quantidade de usuários: influencia no custo de aquisição e também nas horas necessárias de treinamento;
• implantação: pode ser realizada pela própria empresa desenvolvedora do software ou por equipes externas. Em alguns casos, o custo da implantação já está embutido no preço da licença, em outros haverá custos adicionais;
• customização e aplicativos adicionais: quanto mais você precisar “mexer” no software para torná-lo prático e acessível a sua realidade, mais terá que pagar por isso. Assim, a dica é optar por um sistema que esteja de acordo com o seu nicho de atuação, necessidades e exigências;
• migração de dados: algumas empresas podem cobrar custos adicionais para realizarem esse serviço, por isso avalie essa questão antecipadamente;
• compra do software ou licença mensal: alguns sistemas de gestão são pagos uma só vez para ter direito ao uso, em outros é preciso pagar mensalmente, a cada três, seis ou doze meses para renovar a licença.

4. Saiba analisar o ROI

Lembre-se sempre que o ROI é uma projeção. Ou seja, uma estimativa do quanto de retorno o sistema de gestão poderá trazer ao seu negócio. Mas, para que esse dado se torne realidade, é preciso que haja adaptação dos funcionários ao sistema.

Além disso, o ROI não considera os fatores intangíveis, que são aqueles benefícios que não podem ser mensurados. Porém, que são extremamente importantes para qualquer empresa, como produtividade, eficiência, integração de setores, entre outros.

Conclusão

Como você viu, calcular o retorno sobre investimento é uma excelente maneira de se decidir corretamente pelo sistema de gestão. Essa fórmula ajuda o gestor a entender as principais economias que uma ferramenta assim trará ao dia a dia das empresas e a tomar a decisão mais acertada para a realidade do seu negócio.

Contudo, ela não inclui os benefícios intangíveis. Ou seja, que não podem ser medidos e que também são extremamente importantes para uma gestão mais acertada e eficiente.

Você gostou de entender como calcular o retorno sobre investimento? Aproveite para descobrir as novidades no sistema de gestão da ATS e comece a fazer os cálculos hoje mesmo do quanto essa tecnologia pode ajudar a sua empresa a crescer e a se diferenciar!