A relação entre o contador e o lojista não costuma ser fácil. Muitas vezes, o profissional de contabilidade é visto como um burocrata, responsável apenas pelo envio de guias de pagamentos de impostos e preenchimento de declarações. Mas sabia que um ERP pode ajudar a mudar essa cultura?

Além de eliminar atritos no relacionamento — que muitas vezes ocorrem por envios de dados incompletos ou em formatos inadequados — um sistema integrado permite ao contador adotar uma postura consultiva.

Ou seja, em vez de apenas ajudar a empresa a se manter em dia com o governo, ele poderá identificar problemas na estrutura de custos da empresa e ajudá-la a ser mais competitiva de acordo com o seu modelo de negócios.

Tudo isso é possível com a Contabilidade Digital. Entenda, a seguir, como essa tendência pode auxiliar contadores e lojistas a desenvolverem uma relação mais produtiva.

Contabilidade Digital: o que é?

Trata-se de uma metodologia de trabalho que tem como base a integração entre o sistema de gestão integrado (ERP) do negócio e um sistema contábil — que pode ser um módulo do próprio ERP.

Essa integração tem um impacto significativo na rotina de trabalho do contador. Em vez de perder tempo solicitando dados mais completos do seu cliente e tratando de detalhes que agregam pouco valor ao negócio, ele pode se debruçar sobre a estrutura de custos do varejista e recomendar mudanças.

Não é incomum que empreendedores varejistas percam oportunidades de negócios simplesmente por não controlarem aspectos financeiro e contábil da loja. Apesar de conseguirem fazer os produtos circularem, há uma ampla deficiência em:

• controlar a emissão de notas fiscais;
• gerenciar o estoque;
• manter um capital de giro;
• acompanhar o fluxo de caixa;
• estipular as entradas e saídas financeiras;
• gerir os títulos recebíveis;
• adequar a loja aos padrões, normas e leis.

Com a Contabilidade Digital, o contador pode se debruçar sobre os processos e estruturas de custos da empresa e, com o protagonismo do empreendedor, exercer um papel consultivo.

Por exemplo: é comum que empreendedores relatem dificuldade em gerar lucro. Um contador com perfil de consultor fará uma análise das contas, analisando entradas e saídas, notas e outros aspectos. Ao final, recomendará um plano de ação para que a empresa recupere a saúde financeira.

Assim, o negócio pode obter maiores margens de lucro sem precisar pressionar os vendedores com metas surreais, aumentar os preços dos produtos ou se endividar no mercado de crédito.

Mas como, exatamente, a Contabilidade Digital otimiza o trabalho do contador e como isso contribui para o sucesso do empreendimento varejista? É o que vamos mostrar a seguir.

Contabilidade Digital e adequação fiscal: otimizando as rotinas

A primeira grande vantagem no uso da Contabilidade Digital é a eliminação de erros humanos no processo de importação dos dados contábeis. Quando há inconsistências na documentação enviada ao SPED, a empresa corre riscos de ser autuada e ter de pagar multas.

Com isso, a adequação fiscal se torna muito mais eficiente e inequívoca, uma vez que os dados enviados pelo software ERP do varejista são transmitidos para o módulo contábil no formato XML aceito no SPED.

Além disso, a Contabilidade Digital garante outros benefícios, como:

• Rastreamento dos lançamentos — as entradas automáticas podem ser verificadas em sua origem;
• Balancete analítico e DRE — o Demonstrativo de Resultado de Exercício passa a ser elaborado de maneira automática;
• Lançamentos contábeis — os registros dos fatos contábeis precisam vir de uma fonte idônea;
• Cadastros — planos de contas, empresas, usuários e os tipos de lançamentos contam com cadastros distintos;
• Fluxo de caixa — com o demonstrativo contábil de fluxo de caixa (DFC) é possível saber o caminho do dinheiro que entra na empresa em determinado período.

 

Na Contabilidade Digital, as informações lançadas no ERP do cliente são integradas ao sistema contábil do escritório ou departamento de contabilidade, facilitando também a auditoria dos dados.

Como implementar a Contabilidade Digital?

O processo de inovação compreende várias etapas que podem variar de acordo com a cultura empresarial. Em um escritório contábil, como em qualquer negócio, a transformação precisa começar pelas pessoas, e não pelas soluções tecnológicas.

A disposição dos profissionais em aceitar mudanças pode ser um catalisador ou obstáculo intransponível. A hierarquia empresarial e o foco na competição são desafiados pela integração proposta pelas soluções digitais, que proporcionam ferramentas colaborativas.

A ausência de habilidades necessárias e até mesmo de interesse das pessoas da organização podem minar os esforços e colocar todo o investimento em tecnologia a perder. Portanto, é necessário capacitar e mudar a cultura organizacional para que a Contabilidade Digital seja aceita como parte da rotina.

Outra etapa fundamental é saber escolher as soluções disponíveis no mercado. Há softwares como o Painel do Contador, da ATS Informática, que são oferecidos gratuitamente aos escritórios e garantem integração e compatibilidade totais com o ERP do mesmo fornecedor.

Por fim, ao colher os benefícios da automação e da eficiência em seu estado da arte, o contador está pronto para ser um parceiro de negócios do varejista. Com seu olhar analítico e imparcial sobre os números da empresa, ele é capaz de oferecer insights fundamentais para subsidiar tomadas de decisões inteligentes.

Tecnologia se faz com pessoas e aplicações. Não é diferente com a Contabilidade Digital: seus efeitos práticos só podem ser evidenciados quando a ferramenta é operada por profissionais capacitados e interessados em transformar a rotina de trabalho. Essa é a única maneira de superar o gargalo que existe na comunicação entre varejo e escritórios contábeis que acarreta perdas financeiras imensuráveis todos os anos.

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