Quando uma organização adota um sistema de gestão integrado, os efeitos imediatos são sentidos em três frentes: confiabilidade, inteligência e produtividade. Após implementado, o ERP ajuda a anular problemas que se tornam comuns e sistêmicos a ponto de se integrarem aos processos de negócios.

Foi o que aconteceu com o Instituto Herdar, instituição sem fins lucrativos baseada em Belo Horizonte (MG). Após a instalação do módulo financeiro do Resulth, procedimentos burocráticos que precisavam ser realizados ao longo de 30 dias passaram a ser executados em apenas um dia. Além disso, 5 planilhas utilizadas para o controle financeiro foram abolidas.

Entenda a seguir como a instituição conseguiu esse salto de produtividade e o que as melhorias na gestão dos recursos representou para ela.

Vale ressaltar que a parceria entre a ATS Informática e o Instituto Herdar não tem DNA comercial. Em linha com o propósito expresso da companhia de gerar valor e prosperidade para a sociedade por meio da simplificação gerencial, ela tem um caráter beneficente. No entanto, o mesmo tratamento e suporte dispensado aos clientes é dado à ONG, ainda que não exista finalidade lucrativa.

Instituto Herdar: a importância de um ERP em uma ONG

É lugar-comum ressaltar a relevância de um sistema integrado para a competitividade de um negócio com fins lucrativos. Afinal, quanto mais produtiva uma empresa, melhores os seus resultados financeiros, o que aumenta a distribuição de lucros aos acionistas, pro-labore e a reserva de recursos para expansão.

Em uma instituição sem fins lucrativos, o ERP tem uma importância tão fundamental quanto em negócios comerciais. Um exemplo é o caso do Instituto Herdar, que atua há 12 anos com prestação de assistência social a mulheres, idosos e, principalmente, crianças. Além dos voluntários, a ONG conta com seis funcionários e atende a 50 crianças.

Durante boa parte da história do Instituto, o controle financeiro era feito de maneira rudimentar. O que precisava ser registrado — como doações de voluntários, contabilidade, contas a pagar e recursos de recebimentos programados — era lançado em planilhas eletrônicas.

Ao todo, a gestão da organização estava espalhada em 7 planilhas: atendimento, doadores, fornecedores, contas a receber, contas a pagar, voluntários e fluxo de caixa.

Em uma ONG, a direção lida diretamente com dinheiro vindo de várias fontes, que são os doadores pessoa física ou jurídica. Esses recursos são atrelados diretamente a resultados: qualquer doador quer saber onde e como o investimento é aplicado. Também precisa acessar os demonstrativos da instituição para ter certeza de que está investindo em uma entidade de boa reputação.

Com a necessidade de arregimentar mais doadores e voluntários e manter os que já estavam engajados, a confiabilidade e a transparência das contas se tornou um dos aspectos mais críticos para o Herdar. Sem essa fonte de receita, a organização não poderia cumprir seu objetivo final, mesmo amparado por uma entidade eclesiástica.

No entanto, para controlar as contas e manter a transparência, o trabalho ficou cada vez mais complexo. Apenas uma gestora se responsabilizava pelos lançamentos dos dados nas planilhas, o que provocava um desvio de foco: em vez de focar em atividades estratégicas, a direção se ocupava de processos manuais.

O problema com as planilhas

Planilhas eletrônicas são funcionais. Quando se sabe utilizá-las, é possível configurar fórmulas, linhas e colunas para que equações complexas sejam resolvidas sem maiores problemas. Entretanto, elas se tornam rapidamente obsoletas quando usadas como apoio na gestão dos negócios.

No caso do Instituto Herdar, os arquivos perdiam as configurações na virada de um mês para o outro ou quando o software passava por uma atualização. Com isso, gerava-se retrabalho: a gestão precisava revisar os dados e refazer os lançamentos, o que exige uma enorme quantidade de tempo e trabalho.

Esse era apenas o início de um novelo repleto de nós: não se sabia as datas certas para entrada de doações, o que impossibilitava o envio de lembretes aos doadores; as contas acumulavam e, em pelo menos uma ocasião, o prazo de vencimento expirou, o que forçou uma negociação. A contabilidade se transformou em um transtorno, com lançamentos e saldos que diferiam dos valores reais.

Assim, o planejamento das compras nos fornecedores se tornou cada vez mais complicado. Quando um possível doador perguntava quanto era gasto ou quanto era necessário, a resposta dependia de uma longa pesquisa em uma base de dados pouco confiável. A programação de contas a pagar e a receber era impraticável.

A implantação do ERP e a chegada dos resultados

O Instituto Herdar foi agraciado com o ERP da ATS Informática em uma premiação durante o Encontro Nacional do Terceiro Setor (Enats). O processo de implementação — com migração dos dados, treinamento, programação e ajuste do software de acordo com as regras de gestão da ONG — demorou cerca de um ano.

Apesar de se tratar de uma relação beneficente, o Herdar não recebeu menos atenção da equipe da ATS. Todas as dúvidas eram tiradas de imediato diretamente com os consultores responsáveis pela implementação da solução. Com isso, a insegurança na adoção de um sistema novo, algo natural para qualquer novo usuário, foi se dissipando aos poucos.

Ao final do período, a ONG passou a utilizar até 90% da capacidade total do sistema e experimentou um salto de produtividade. Das 7 planilhas que serviam de apoio para a gestão, 5 foram eliminadas — justamente aquelas que tratavam dados financeiros e contábeis.

As contas a receber e a pagar passaram a ser programadas sem o risco de haver divergência entre o saldo na tela e os recursos na conta. Todas as informações lançadas permanecem no sistema e compõem um dashboard completo onde é possível acompanhar os resultados financeiros.

O lançamento de dados no sistema, que antes demorava cerca de um mês, atualmente pode ser feito em apenas um dia. Basta reunir as informações e fazer o lançamento que o software envia tudo direto para a contabilidade.

De quebra, o ERP ajudou a otimizar o atendimento: mesmo com uma pequena equipe de atendentes, é possível realizar o cadastro do doador e lançar no sistema o valor firmado da doação mensal durante a ligação. Assim, a comunicação entre o atendimento e a gerência foi melhorada ao máximo, evitando inclusive divergências no saldo ao final do mês.

Para saber qual fornecedor deve ser pago em determinada data, basta puxar as contas a pagar no sistema. Antes, era necessária uma busca interminável dentro de várias planilhas. Por fim, se um doador precisar dar uma olhada nas contas do Instituto, os dados podem ser fornecidos imediatamente, o que gera confiança e mostra a lisura na gestão financeira.

O caso do Instituto Herdar mostra que um software ERP é a espinha dorsal de uma organização moderna. Ele é capaz de reunir dados e transformá-los em inteligência de negócios para que as decisões gerenciais sejam solidamente embasadas. O ganho em produtividade aumenta na mesma medida da transparência e da confiabilidade.

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