O que é a padronização de processos empresariais e como implementar?

Provavelmente você já ouviu falar sobre padronização de processos, mas não sabe ao certo como isso funciona na prática. Há, também, quem tenha arrepios só de se atentar ao termo.

Indiferente de qual das duas, ou outras das muitas realidades empresariais relacionadas à ideia de padronização de processos, pretendemos desmistificá-la nesse texto, tornando o conceito mais palpável e o ideal mais materializável no seu dia a dia negocial.

O que significa padronização de processos?

A padronização de processos é uma tradução bem simplificada do seu termo e diz respeito aos atos voltados a tornar uma rotina de uma atividade empresarial mais uniforme. Trata-se de uma implementação de padrões uniformes no modo de se trabalhar, a fim de tornar a operação empresarial mais consistente e produtiva.

Ao falarmos disso, automaticamente também nos referimos à organização de diversos pontos, tarefas e abordagens dentro do ambiente empresarial, indo desde a forma de resolução de conflitos até a maneira como uma atividade é desenvolvida, junto a logistica envolvida por mais de uma pessoa.

Normalmente, a padronização de processos é necessária e essencial em empresas com funções e atividades desenvolvidas por inúmeros colaboradores, de modo que definir uma melhor e mais concisa forma de realizar determinada atividade ou função, traz inúmeros benefícios para a fluência interna do negócio.

Podemos afirmar que a padronização de processos operacionais e obrigatórios em atividades empresariais é encarregada de:

• elucidar os processos de forma bastante específica, sempre deixando claro o objetivo de cada fase dele;
• demonstrar um plano de começo, meio e fim do processo;
• determinar os colaboradores ou setores encarregados em cada parte desse processo;
• detalhar a execução de cada fase do processo, suas sequências e etapas, os setores responsáveis, o formato de documentação após a execução;
• ter uma base de expectativa de resultados – metas – para cada tipo de processo.

Por que optar pela padronização de processos na sua empresa?

Porque ter como se fosse um manual de boas práticas ou um guia simplificado de como executar as atividades internas de uma maneira padronizada melhora, e muito, a rotina empresarial. Mas tem mais, confira conosco:

Melhor execução de atividades

Se existe uma padronização de processos é muito mais garantido que o padrão de qualidade na execução deles também seja mais consistente, e isso independerá do colaborador encarregado por aquela função: já que existe um padrão a ser seguido.

Se a sua empresa, por exemplo, possui uma alta taxa de rotatividade funcionário, a padronização de processos irá auxiliar a não existirem discrepâncias nos resultados cada vez que um novo colaborador chegar ao cargo vago.

Minimização de gastos e otimização de recursos

Sejam recursos de capital humano ou monetário mesmo, com a padronização de processos você não precisará ter que lidar mais com tantos gastos imprevistos e, então, encontrará melhores oportunidades de investir em recursos que aprimorem o negócio, como o uso de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

A questão financeira está muito atrelada a um processo padronizado com otimização de recursos.

Menor variabilidade, melhor experiência do cliente

E com isso, maior consistência frente aos seus clientes. Com processos padronizados, seu estoque segue um padrão e suas entregas também. Clientes não gostam de incertezas, e a padronização é o check-mate de que você vai entregar o que e como prometeu – porque existe o processo para garantir isso.

E é obvio que algum dos processos a serem padronizados podem ter contato direto com o cliente, e com isso, maior valor é percebido por ele ao encontrar tudo organizado, a “casa no lugar”.

Maior facilidade para treinar sua equipe

A gestão padronizada tem esse plus de trazer ao empreendedor oportunidades de treinar seus colaboradores de acordo com as diretrizes, matrizes, diagramas, ferramentas e softwares que estão sendo ou serão adotados.

A empresa se torna adaptável.

Basicamente, esses são alguns dos benefícios da padronização de processos.

Quais processos podem ser padronizados?

A primeira coisa que é preciso tem em mente é que não dá para padronizar tudo em simultâneo. Até para padronizar processos existem, portanto, processos a serem observados.

Dentro de uma atividade empresarial existem, no mínimo, dois tipos de processos: os de valor e os de apoio. Vamos entender rapidamente cada um.

Processos de valor são aqueles que estão diretamente ligados à entrega final ao cliente, ou seja, são aqueles que se modificados serão percebidos pelo seu cliente. Um exemplo seria a forma de fazer a inauguração de uma filial, a disposição de itens em vitrines, o pós-venda…

Por outro lado, e não menos importante, os processos de apoio são aqueles que suportam o funcionamento efetivo e operacional do negócio. Os setores administrativos e financeiros, por exemplo.

Dito isso, é mais simples começar a padronizar os processos de valor – pois eles geram uma percepção de melhoria rápida ao cliente –, e ir adaptando, também gradualmente, os processos de apoio. Trata-se de uma construção de um negócio que será um sucesso, então leva tempo.

Como fazer a padronização de processos na minha empresa?

Definido qual processo será padronizado, é chegada a hora de realizar os seguintes passos:

1. mapeamento do processo atual: saiba como está a execução de algo e entenda ele como um todo;
2. encontre os “gaps” do processo a ser otimizado: se bem mapeado, fica fácil identificar os pontos que precisam ser melhorados;
3. defina responsáveis: é preciso definir o papel de cada pessoa dentro da organização e da padronização;
4. desenvolva materiais padrões, os guidelines: você precisa formalizar e documentar o mapeamento, os gaps e os responsáveis para, então, definir os meios de treinamento e otimização;
5. escolha ferramentas tecnológicas que possam te ajudar: um sistema ERP pode te auxiliar a tomar as rédeas do negócio e saber como agir antes do mapeamento e melhor ainda depois. Use e abuse do que a tecnologia da informação tem para oferecer no setor empresarial.

Bom, agora que você já entendeu o que é a padronização de processos, quais otimizar, os benefícios e importância dessa estratégia organizacional para o seu negócio, nos conte quando você pensa em começar o seu!