Sistema de gestão vs. planilha financeira: quem faz melhor por sua empresa?

Quando em estágio inicial, é comum que uma empresa gerencie seus processos com uso de ferramentas simples e que não acarretem despesas. Nessa etapa, uma planilha financeira ajuda a analisar as contas, estabelecer controle de entradas e saídas e, até certo ponto, automatizar a gestão do negócio.

Mas afinal, o uso de planilha financeira é compatível com o crescimento do negócio? Há um momento em que essa ferramenta se torna obsoleta?

Neste artigo, vamos comparar cinco aspectos da gestão empresarial em que a companhia pode utilizar tanto as planilhas quanto um software ERP: organização, produtividade, compatibilidade com outros programas e aplicações, segurança e custo. Vamos lá.

Organização

Planilha financeira

Planilhas funcionam como pequenos softwares em forma de documento digital. Com elas, é possível compor fórmulas e macros, que são comandos gravados pelo usuário que automatizam algumas funções.

Esse instrumento também permite organizar tabelas e gráficos, atribuir cores e tornar a gestão mais visual. É um tremendo avanço em relação ao gerenciamento feito na ponta do lápis e garante ter uma visão ampla das contas e receitas.

O desafio começa quando outras pessoas na empresa, que utilizam diferentes máquinas, precisam de acesso à planilha. Outra limitação é a ausência de integração entre as áreas do negócio. Em uma organização com algum nível de complexidade, usar planilhas requer um esforço que não compensa.

ERP

Softwares de gestão são aliados das organizações há décadas. Há até pouco tempo, sua robustez e custo dificultavam o acesso por parte de pequenas e médias empresas. Hoje, estima-se que 67% dos usuários de ERP sejam pequenos e médios negócios e 22% microempresas, segundo a última pesquisa Panorama Mercado ERP.

O Sistema de Gestão Integrado tem um poder de organização das informações superior às planilhas, garantindo controle absoluto sobre os processos de negócios. Em apenas uma tela, é possível acessar dados sobre entradas, saídas, estoque e rentabilidade.

O programa é instalado em um número limitado de máquinas na empresa e os usuários têm credenciais para acessar funções delimitadas às suas áreas. Assim, evita-se desorganização e erros por imperícia e os processos ganham agilidade.

Produtividade

Planilha financeira

Planilhas de controle existem desde os primórdios da administração científica, mas os cruzamentos de dados e cálculos precisavam ser executados manualmente. Com as primeiras planilhas eletrônicas, as regras passaram a ser automatizadas, o que representou um salto de produtividade.

Entretanto, todas as categorias e campos de dados precisam ser preenchidos manualmente, um por um. Em empresas que trabalham com estoque de materiais para venda, esse aspecto é suficiente para saber que será necessário muito mais tempo para executar atividades triviais, como controlar entradas e saídas de produtos.

ERP

Com um sistema de gestão, é possível automatizar tarefas e integrar todas as áreas do negócio. No exemplo do estoque citado acima, com o apoio de um coletor de dados é possível marcar a mercadoria recebida e sua quantidade, endereçando-a ao almoxarifado sem maiores problemas.

O gestor também pode cadastrar notas fiscais para que o programa organize o agendamento dos pagamentos, comprar apenas os itens de que precisa na quantidade necessária e controlar o caixa com eficiência.

Essa vantagem também reduz a margem para erros, o que contribui para diminuir os desperdícios, quebras operacionais, custos de estoque e outros problemas comuns.

Compatibilidade

Planilha financeira

Os programas atualmente no mercado contam com soluções interessantes para integração com outros serviços. O Spreadsheets, do Google, por exemplo, fornece um marketplace de aplicativos desenvolvidos por terceiros (addons) que trazem para as planilhas funções que não são nativas do software.

Por outro lado, pode ser que o empresário sinta falta de soluções específicas para sua necessidade e perca tempo testando aplicações pouco úteis. Afinal, planilhas são voltadas para inúmeras finalidades além de gerir as finanças do negócio.

ERP

Um sistema de gestão integrado, por sua vez, deve ser compatível com softwares externos, em especial CRM (customer relationship management), categoria de programa voltado para o relacionamento da empresa com seus clientes.

Como o CRM é destinado a coletar e sistematizar dados sobre os clientes, raramente suas funções são abarcadas pelo sistema integrado, cujo foco é a gestão operacional. No entanto, quando esses dois sistemas conversam bem, os processos de negócio ganham mais fluidez e os dados são centralizados, favorecendo tomadas de decisão inteligentes.

A compatibilidade não se resume ao CRM. Em tempos de Indústria 4.0 e transformação digital, é fundamental que as aplicações informáticas sejam compatíveis com soluções que incluam inteligência artificial, internet das coisas e interfaces de conversação.

Segurança

Planilha financeira

Se você gerencia seu negócio com essa ferramenta, já imaginou o que acontece se o arquivo for corrompido ou mesmo se a máquina sofrer uma avaria? Ou, ainda, se for alvo de ataques virtuais comuns, como ransomwares (vírus que “sequestram” computadores e só liberam mediante pagamento)?

Se os dados mais importantes do seu negócio estão em uma planilha armazenada localmente, há chances de que eles jamais sejam recuperados. Arquivos de Excel podem ser criptografados com senha; mesmo assim ainda há o risco de uma pane repentina corromper o documento usado na gestão.

ERP

O ERP ajuda a gerenciar permissões de usuários, evitando que todos tenham acesso a funções críticas. Outra vantagem é que os dados podem ser armazenados remotamente, mesmo que os funcionários possam inseri-los a partir de qualquer computador.

No entanto, é necessário que o processo de implantação do software seja acompanhado de perto, uma vez que o fornecedor terá acesso a todas as informações do negócio. Após a migração dos dados, há uma melhoria no quadro de segurança dos dados.

Custo

Planilha financeira

Há opções gratuitas, como Spreadsheets e LibreOffice Calc, e opções pagas, como o Excel. Em geral, a suíte de aplicativos de escritório já vem pré-instalada no computador, portanto seu custo é diluído.

No entanto, é importante que seja levado em conta o custo em relação a todos os itens elencados acima, principalmente produtividade e segurança. Se a ferramenta é gratuita, mas cria obstáculos para o funcionamento da sua empresa, é sinal de que o barato está saindo caro.

ERP

No mercado de ERP há opções de cobrança para todos os perfis de negócios, inclusive versões gratuitas para testes. Mas é preciso ter cautela ao escolher um fornecedor de confiança e observar outros aspectos além do preço.

Analise, por exemplo, qualidade do atendimento e suporte, como é feita a implementação, se o software atende a necessidades específicas do seu negócio e se ele é dimensionado ao porte da sua empresa, mas sem limitar seu crescimento.

Um bom ERP deve ser incluído no orçamento da organização. Os ganhos em produtividade, inteligência e agilidade na condução dos processos superam o preço cobrado e geram valor ao longo do tempo. Caso queira expandir seu comércio, considere adotar um software ERP para integrar as operações.

Quer saber melhor como um sistema integrado pode otimizar a gestão empresarial? Dê uma olhada no comparativo que preparamos para você.