As transações por meios digitais de pagamentos ocorrem com uma frequência cada vez maior nos estabelecimentos comerciais brasileiros. Mas tão importante quando colocar maquininhas no ponto de venda é realizar a conciliação de cartões.
Já explicamos aqui no blog o que é conciliação, por que todo comerciante deve adotar esse procedimento e como executar esse tipo de auditoria nas contas da empresa.
Hoje, vamos mostrar quais são os principais erros que temos visto os lojistas cometerem na gestão de pagamentos e como evitá-los.
Em primeiro lugar, temos o barato que sai caro. Maquininhas de cartão emitem filipetas assim que o pagamento é realizado; elas são armazenadas pelo lojista e podem constituir evidência na hora da conciliação, especialmente em casos de fraudes e chargebacks, como veremos no tópico seguinte.
Muitos lojistas usam apenas anotações das vendas em cadernos ou planilhas e posterior conferência das filipetas para fazer a conferência de valores e taxas cobrados pelas bandeiras e adquirentes. O problema é que o método, além de ser trabalhoso, é sujeito a falhas humanas e consome boa parte do tempo do empreendedor.
Um sistema de conciliação de pagamentos integrado ao ERP consegue executar as conferências e emitir uma documentação válida com eficiência e confiabilidade muito maiores. Basta que o lojista cadastre os meios de pagamentos e informe as taxas contratuais para que o sistema faça a verificação periódica.
É importante lembrar que, mesmo com a automação desse processo, é importante guardar as filipetas para ter material probatório na hora de solicitar reembolsos. Semanal ou mensalmente, compare os dados do software e os relatórios das adquirentes e bandeiras com os comprovantes armazenados.
Chargebacks são descontos que as adquirentes fazem no repasse dos valores das compras nos cartões de crédito aos lojistas. Esses custos ocorrem quando o cliente informa que não fez determinada compra no cartão ou que o produto não foi entregue — no caso do e-commerce.
O fato é que o prejuízo dos chargebacks — que podem ou não ser associados a fraudes financeiras — ficam por conta do varejista. Uma conciliação que dá pouca atenção aos estornos pedidos pelos clientes é falha e deixa a empresa vulnerável.
Chargebacks podem ter uma origem legítima — por exemplo, quando um cartão é clonado e usado para fazer compras em sua loja –, mas também podem ser tentativas de o cliente reaver o dinheiro mesmo tendo realizado a compra — ou seja, autofraude.
Portanto, é necessário observar com cuidado todos os chargebacks emitidos pela adquirente e usar as filipetas para comprovar uma possível tentativa de golpe. Essa prática pode ajudar a empresa a evitar problemas sérios de caixa e estagnação do negócio.
Quando a conciliação é feita à mão, é muito fácil deixar passar cobranças indevidas: taxas além do que foi contratado, alíquotas em excesso, juros a mais em compras parceladas, entre outros problemas.
Tudo isso, quando incide sobre uma grande escala de vendas, resulta em um prejuízo financeiro doloroso para o bolso do lojista. Nesse aspecto, enfatizamos: não confie apenas na sua atenção e capacidade de fazer contas na hora de conciliar cartões.
O uso de sistemas integrados com conciliador de pagamentos é a melhor maneira de fazer um pente fino em todas as operações de vendas sem comprometer o trabalho cotidiano dos gestores. Assim, o empreendedor ganha tempo para se dedicar ao seu negócio, estabelecendo relacionamentos e parcerias produtivas, sem deixar um ponto cego no aspecto da conciliação.
Os pagamentos com cartões de crédito demoram 30 dias para cair na conta da empresa — às vezes menos, caso o empresário peça antecipação de recebíveis ou o prazo contratado seja menor. O período de conciliação não pode exceder muito esse intervalo.
É comum achar que a conciliação é um detalhe e que, fazendo o serviço de vez em quando, será possível pescar alguma irregularidade. Mas erros nos processamentos das vendas, inclusão de taxas abusivas e tentativas de fraudes são mais comuns do que se imagina.
Segundo um levantamento do SPC e da CNDL, entre março de 2018 e março de 2019, 8,9 milhões de brasileiros foram vítimas de algum tipo de fraude; clonagem de cartões de crédito (41%) é, de longe, a mais comum.
Trata-se apenas de um dos problemas identificáveis na conciliação. Há equívocos que podem ser oriundos de uma falha na conexão da maquininha ao sistema da adquirente, por exemplo — o que faz com que a compra seja efetuada no ERP, porém o valor não chegue à conta corrente no prazo acordado.
Portanto, confira sempre o sistema de conciliação do ERP e faça uma checagem com as filipetas emitidas pela maquininha ao menos uma vez por mês.
Existem várias opções de maquininhas no mercado de pagamentos e cada fornecedor tem um método próprio de cobrança. Alguns cobram taxas únicas no momento da contratação, outros vendem o aparelho e há quem cobre um “aluguel”.
Além disso, sobre cada operação incidem taxas que variam de acordo com o método de pagamento (crédito ou débito) e, no caso do crédito, os juros aumentam conforme o número de parcelas. Tudo isso precisa estar em contrato e devidamente cadastrado no ERP.
No contrato firmado com o fornecedor da maquininha, deve estar descrito quantas parcelas são permitidas, quais as taxas para cada parcelamento e os prazos de pagamentos.
Esses dados devem também ser incluídos no sistema de conciliação do ERP para conferência automática. Caso alguma taxa seja cobrada com alíquota diferente, o sistema comunica a divergência para que o lojista tome as providências.
Por fim, a conciliação bancária é a última etapa. Trata-se da verificação do recebimento dos valores na conta bancária da pessoa jurídica — e em qual delas, caso exista mais de uma.
Todo esse processo de conferência ajuda a desenvolver uma disciplina necessária para a gestão financeira do negócio. Ciente do que entra, do que sai e do que deve entrar em qual data, o lojista pode planejar melhor as compras e conseguir preços mais competitivos.
A conciliação de cartões, em um país no qual a moeda digital toma cada vez mais espaço das cédulas físicas no mercado de pagamentos, é essencial para a saúde financeira da empresa. Evitar os erros comuns apontados acima é uma maneira de minimizar as perdas e ter uma margem de lucro maior.
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