Mesmo aceitando meios eletrônicos de pagamentos, sua loja pode ter perdas financeiras com compras não-compensadas. Saiba como evitar esse problema.

Praticamente todos os consumidores usam cartões de crédito ou débito. E não apenas isso: eles preferem o método. No crédito, o valor movimentado em 2018 chegou a quase R$ 1 trilhão. Apesar das inúmeras vantagens englobadas nesse cenário u2014 incluindo a redução da inadimplência u2014 a ausência de conciliação de pagamentos no varejo ainda provoca perdas significativas.

Mas o que é conciliação de pagamentos?

No mundo da contabilidade, conciliação significa checar dois registros diferentes referentes às mesmas operações e checar se os valores batem. Quando isso não acontece, é necessário tomar medidas administrativas ou até judiciais para reaver os valores e acertar novamente os termos do contrato.

Embora não existam pesquisas específicas sobre o assunto, estima-se que 3% do faturamento mensal dos varejistas brasileiros se perca por conta de problemas no processamento de pagamentos pelas operadoras de cartões e adquirentes. Só é possível recuperar esse valor se o lojista puder comprovar que a compra foi feita.

Essa comprovação é feita por meio do cruzamento de recibos e relatórios de recebíveis, ou seja, conciliação de pagamentos.

Por meio desse trabalho, é possível:

• saber o volume total de recebíveis em todas as compras no crédito ou débito;
• conferir se as taxas para compras parceladas, à vista ou no vencimento estão sendo cumpridas;
• verificar o valor que vai cair na conta em cada dia;
• comparar o volume das vendas com cartão com outras modalidades de pagamento;
• identificar se houve algum erro operacional por parte da adquirente, como uma compra cancelada ou estorno irregular.

Aqui, chegamos à encruzilhada. Qual a melhor maneira de fazer essa checagem aliando efetividade e tempo? Ou seria melhor ignorar a conciliação e arcar com as perdas?

No artigo a seguir, vamos apontar alguns caminhos e recomendar uma solução para o problema.

Quais os métodos de conciliação de pagamentos?

Em primeiro lugar, é importante enfatizar que a conciliação de pagamentos no débito e crédito sempre é recomendada. Com as margens de lucro cada vez mais apertadas no varejo, é inconcebível permitir a fuga de capital do caixa por erros de terceiros que podem ser facilmente comprovados.

Além disso, é possível que a bandeira ou adquirente cobre taxas que não foram combinadas em contrato, fazendo com que as perdas deixem de ser pontuais e se tornem contínuas. Há estudos de caso que apontam uma redução de até 12% nas taxas cobradas após a automação da conciliação.

Para uma conciliação eficiente, o empreendedor precisa adotar um método. Abaixo, listamos quatro.

1. Guardar comprovantes emitidos pela maquininha para conferência

Esse é o método mais comum e que não requer um uso extensivo de tecnologia. Basta armazenar, de forma organizada, os comprovantes gerados pela própria maquininha para fazer a conferência com o sistema de pagamentos ao final da semana ou do mês. É importante que os comprovantes fiquem separados de acordo com os dias e na ordem em que foram gerados.

Vantagem: custo direto mínimo e confiabilidade razoável, embora exija bastante atenção nas conferências.

Desvantagem: é um método especialmente vulnerável a erros humanos.

2. Usar uma planilha

Trata-se de um avanço em relação ao método manual. Com a planilha, é possível conferir um certo grau de automação e precisão às conferências. É possível anexar as imagens dos comprovantes nas células correspondentes, o que facilita a organização, porém a cópia física deve ser mantida como elemento probatório.

Vantagem: digitaliza-se parte do processo e a organização pode ser feita eletronicamente.

Desvantagem: o processo ainda é manual e depende da atenção do responsável pela checagem.

3. Usar um serviço de conciliação externo

Hoje existem plataformas dedicadas exclusivamente à checagem das vendas nos cartões de crédito e débito. Assim como qualquer serviço ou software, o lojista contrata o fornecedor e fornece os dados para que a checagem seja feita de maneira automática. É uma maneira bem mais eficaz do que fazer a verificação manual, mas ainda requer que os dados dos comprovantes sejam inseridos no novo sistema.

Vantagem: automação quase perfeita da conciliação de pagamentos.

Desvantagem: as funcionalidades são atreladas a planos de pagamentos recorrentes e integrações com ERP nem sempre estão disponíveis.

4. Usar um software ERP com funcionalidade integrada de conciliação – RECOMENDADO

O sistema de gestão de uma organização concentra todas as informações e processos de negócios. Portanto, nada mais coerente do que realizar a conferência das taxas e compras realizadas nos cartões diretamente no ERP. É possível fazer tudo de forma automática, economizando tempo e mão de obra, controlar as vendas e taxas, controlar os recebimentos e reduzir a margem de erro a zero.

Vantagem: todo o processo de conferência é totalmente automatizado e confiável.

Desvantagem: o módulo de conciliação é atrelado ao ERP.

Há usuários de sistemas de gestão que preferem não contratar o módulo de conciliação para reduzir custos. No entanto, essa conta pode ser prejudicial para o próprio empreendedor, uma vez que ele pode sofrer perdas financeiras caso não realize a conciliação de pagamentos. Ele ainda pode acabar gastando mais com tempo, mão de obra e eventuais falhas no processo.

A conciliação de pagamentos é uma disciplina indispensável em qualquer negócio. Com ela, evita-se perdas financeiras e o lojista garante que a adquirente está cobrando apenas as taxas previstas em contrato. Em útima análise, a conciliação leva a empresa a ser mais organizada financeiramente, ajudando no planejamento financeiro para evitar a necessidade de antecipar recebíveis.

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