Relatórios: transforme dados em inteligência para seu negócio

Relatórios: transforme dados em inteligência para seu negócio

21/06/2019

Tomar decisões arriscadas, que podem comprometer a saúde financeira da empresa, é um desafio quase diário para gestores e profissionais em posição de liderança. Quando o planejamento é feito com base em “achismos” ou “inspirações”, os riscos de que algo não saia bem são ainda maiores. Para evitar que isso aconteça, é fundamental lançar mão de recursos como relatórios gerenciais.

Quando bem elaborado, esse tipo de documento conta com informações precisas e detalhadas sobre departamentos, processos ou mesmo sobre situações pontuais, como ações promocionais de vendas. Mais do que demonstrar resultados, o relatório de dados pode oferecer insights poderosos para a tomada de decisões e planejamento de estratégias.

Por isso, utilizar essa ferramenta de gestão é fundamental para líderes que desejam aprimorar a performance do negócio ou mesmo contornar uma situação de crise de maneira assertiva, baseados em indicadores reais.

Mas afinal, quais são as melhores práticas para transformar esses dados em ações estratégicas de sucesso? É o que você vai descobrir agora. Acompanhe a leitura!

5 dicas para transformar relatórios gerenciais em inteligência

1. Utilize sempre relatórios gerenciais detalhados

Se a ideia é transformar informação em inteligência, é importante utilizar como base relatórios de dados completos, que permitam obter um panorama bastante abrangente e atualizado do negócio.

Análises segmentadas, quando fora do contexto, podem inclusive induzir a erros e dificultar a tomada de decisões.

Um indicador de baixo desempenho em uma das suas equipes de vendas, por exemplo, pode estar ligado a um acontecimento específico, como problemas no estoque dos produtos trabalhados por esse time.

Para evitar que o relatório gerenciais passe de parceiro a vilão, a melhor prática é utilizar sistemas de gestão integrada, que concentram informações de diversas áreas da empresa em uma só plataforma.

Dessa maneira, você poderá fazer a análise levando em consideração dados de todos os setores, organizados de maneira padronizada, o que facilita a tarefa e diminui as chances de erro.

2. Defina prioridades

Ao mesmo tempo em que auxiliam em uma tomada de decisão mais assertiva, relatórios gerenciais detalhados podem acabar tirando o foco se você não definir prioridades.

Isso não quer dizer, de nenhuma maneira, deixar de lado os detalhes - como você verá mais adiante -, mas concentrar-se no que é mais importante para o seu negócio naquele momento, principalmente se eles forem utilizados para balizar decisões estratégicas em momentos de crise.

Pode ser que o ponto de atenção principal da sua empresa nesse momento seja a redução de despesas. Nesse caso, é importante concentrar-se em relatórios gerenciais cujos indicadores ajudem a compreender as áreas da empresa que mais necessitam de cortes orçamentários - ou as que podem suportá-los sem diminuir a performance - ou relatórios sobre produtividade por setor para avaliar as possibilidades de corte de pessoal.

3. Inicie sempre pelo cenário macro

Com as prioridades definidas, chegou o momento de iniciar a análise. Nessa etapa, a dica mais importante diz respeito à necessidade de iniciar a tarefa pelo cenário macro da empresa.

Analisar as informações de maneira geral permite que você tenha uma compreensão inicial da situação. Em um segundo momento, passe a tarefa de aprofundar-se nas causas daqueles indicadores.

Usando um exemplo bastante genérico, é mais importante que você primeiro use o relatório gerencial para ter uma boa ideia do desempenho de cada uma de suas equipes de vendas para só, em um segundo momento, debruçar-se sobre os mecanismos que levaram o time líder àquela posição.

4. Evite focar somente em indicadores positivos

Parece óbvio: se um relatório gerencial indica práticas que oferecem bons resultados, o ideal seria focar nelas, não é mesmo?

Claro que replicar estratégias vencedoras e usar cases de sucesso para orientar a sua tomada de decisões é sempre uma boa ideia, mas esse não pode ser o único ponto a ser considerado na sua análise.

Dedique um tempo a analisar com cuidado também os indicadores negativos, os produtos com mais baixo desempenho nas vendas, os piores resultados.

A ideia aqui é entender a mensagem que esses insucessos têm a oferecer não só para orientar correções de rota no presente, como para evitar que eles se repitam no futuro.

Um produto com baixíssimo desempenho de vendas, por exemplo, diz tanto sobre o seu público-alvo quanto o líder na categoria. É um ótimo indicador para que você faça uma reflexão sobre o que não funciona com seus clientes e, mais importante, os motivos pelos quais isso acontece.

5. Não se limite às decisões confortáveis

Não é incomum que a orientação de estratégias por relatórios gerenciais levem líderes e gestores a tomarem decisões confortáveis.

No entanto, tenha sempre em mente que o objetivo desse tipo de análise é garantir que você possa planejar estratégias assertivas baseadas em informações reais, e que isso nem sempre significa traçar um plano de ação que implique em um menor risco.

Se você quer obter os melhores resultados, precisa considerar que muitas vezes isso implica em decisões mais arrojadas. E não há melhor maneira de tomá-las que baseado em uma análise profunda de indicadores da empresa, não é mesmo?

Como você pode ver, o uso de relatórios gerenciais é uma ferramenta de gestão importante para orientar as decisões de líderes e o planejamento estratégico do negócio com base em informações que refletem com transparência a situação da empresa.

No entanto, para que a prática realmente traga bons resultados, é importante contar com indicadores completos e bastante detalhados sobre todas as áreas do negócio.

Nesse cenário, a adoção de um sistema de gestão integrada é um facilitador importante para que você evite tomar decisões ou planejar ações em informações equivocadas, fora do contexto ou incompletas.

Se você está em busca de um sistema de gestão integrada para a sua empresa, entre em contato com a ATS Informática agora mesmo! Certamente nós teremos a solução mais adequada para o seu negócio!